3.2. Организация аналитической работы. Объекты стратегического анализа

Организация аналитической работы на предприятии должна соответствовать ряду требований.

1. Проведение анализа должно стать органической частью служебных обязанностей каждого специалиста, принимающего управленческие решения.

2. Аналитическое исследование должно быть эффективным, что достигается компьютеризацией аналитических расчетов;

3. Аналитическая работа на предприятии должна быть регламентирована и унифицирована. Регламентация предусматривает использование для отражения аналитической информации каждым исполнителем установленного минимума таблиц и выходных форм. Унификация анализа предполагает создание типовых методик и инструкций, выходных форм и таблиц, стандартных программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость результатов анализа на высших уровнях управления, повышает объективность оценки деятельности структурных подразделений предприятия, уменьшает затраты времени на проведение анализа и способствует повышению его эффективности.

Основой анализа хозяйственной деятельности является мониторинг, то есть постоянный, систематический контроль за изменением состояния финансово-хозяйственной деятельности предприятия, анализ причинно-следственных связей ее результатов с определенными группами факторов и оценка (диагностика) тенденций и закономерностей развития предприятия.

Аналитическая работа на предприятии предусматривает несколько организационных этапов, которые в совокупности представляют собой комплекс организационных элементов, способных обеспечить эффективность анализа хозяйственной деятельности.

1. Выделение субъектов и объектов анализа. Субъектами анализа хозяйственной деятельности на предприятии являются их собственники и отдельные специалисты. В качестве объектов анализа могут выступать различные виды деятельности; производственные ресурсы, их техническое, материальное, финансовое обеспечение и состояние; отдельные производственные и технологические операции, технические комплексы и производственные мощности; организационные, функциональные и линейные структуры управления.

2. Выбор организационных форм проведения анализа и распределение обязанностей между отдельными исследователями. Организационные формы анализа определяются составом и техническим уровнем управления (менеджмента предприятия). Экономический анализ входит в обязанности не только экономических, но и технических служб всех уровней управления на предприятии.

3. Планирование аналитической работы. Аналитическая работа на предприятии должна иметь планомерный характер, для этих целей на предприятии составляются комплексный план (календарное расписание отдельных аналитических исследований в течение года) и тематические планы (планы проведения анализа по вопросам, требующим углубленного изучения).

4. Информационное и методическое обеспечение анализа хозяйственной деятельности. Информационное обеспечение анализа - это система сбора и обработки данных, необходимых для проведения анализа. Информационное обеспечение должно быть необходимым и достаточным, полным, достоверным, своевременным, сопоставимым и рациональным. Информационное обеспечение анализа включает три этапа: разработку методологии сбора необходимой информации, создание информационного массива, преобразование информации в соответствии с программой исследования. Для проведения анализа хозяйственной деятельности используется не только экономическая, но и техническая, технологическая и другая информация.

5. Аналитическая обработка данных о ходе и результатах хозяйствования – это непосредственной анализ, наиболее ответственный этап работы аналитика. Организация обработки требует соответствующего методического обеспечения, определенного уровня подготовки лиц, которые занимаются анализом, их обеспеченности техническими и программными средствами проведения анализа хозяйственной деятельности.

6. Документальное оформление результатов анализа. Результаты аналитического исследования деятельности предприятия и его подразделений оформляют в виде документов (пояснительной записки, справки, заключения). Пояснительная записка должна содержать общие вопросы (экономический уровень развития предприятия, условия хозяйствования, результаты деятельности предприятия) и аналитическую часть (аналитические расчеты, аналитические и итоговые таблицы, графики, диаграммы, предложения по совершенствованию деятельности предприятия). В справке и заключении содержится информация о выявленных недостаткам (успехах), резервах и способов их освоения.

Контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа, возлагается на руководителей и специалистов всех структурных подразделений предприятия.

Аналитической работой на предприятии в большей или меньшей степени приходится заниматься органам всех служб.

Так, работники конструкторского отдела и сбытовой службы занимаются анализом качества, ассортимента продукции, исследуют динамику и тенденцию развития спроса, выбирают наиболее эффективные виды конструкций для производства.

Работники технических отделов изучают состояние технической базы производства и каждого его подразделения, определяют основные направления ее развития, исследуют организацию производства, выбирают наиболее эффективные варианты внедрения техники и совершенствования технологии производства.

Работники производственного отдела анализируют причины и следствия нарушения ритмичности, разрабатывают мероприятия по обеспечению пропорциональности, равномерности и непрерывности деятельности отдельных производственных подразделений.

Специалисты в области научной организации труда и заработной платы изучают эффективность живого труда определяют факторы роста его производительности, оценивают действенность внедренных систем экономического стимулирования.

Работники, занятые материально-техническим снабжением, исследуют эффективность используемых материалов, методов их получения и хранения, изучают динамику запасов материалов, анализируют издержки обращения и определяют пути их сокращения, разрабатывают наиболее рациональные схемы и методы организации материально-технического снабжения.

Большая доля аналитической работы приходится на линейный управленческий аппарат — мастеров, начальников цехов, производств. В их компетенцию входит организация анализа результатов деятельности возглавляемого ими производственного подразделения, оценка его эффективности и комплексное выявление резервов с целью разработки направлений развития и повышения его эффективности.

Возглавляет и координирует работу по анализу на предприятии экономическая служба. В их задачу входит разработка общей методики анализа, совершенствование его методов, определение наиболее важных и актуальных направлений анализа для каждого подразделения, обобщение результатов анализа, доведение рекомендаций до всех подразделений предприятия.

Координационный центр аналитической работы должен:

определить периодичность проведения общего анализа;

определить цели, объекты и последовательность проведения тематических и локальных анализов;

определить источники и порядок подготовки информации для каждого вида анализа;

провести первичную обработку информации, необходимую для всех видов анализа;

определить разделение труда при проведении анализов;

составить программу и уточнить методику проведения каждого анализа;

обобщить и свести результаты всех анализов;

осуществлять контроль за сроками и качеством анализа.

Результаты анализа должны быть доведены до каждого работника предприятия, получить соответствующее оформление.

Для активного использования результатов анализа большое значение имеет правильное оформление собранных данных, в частности построение графиков и статистических таблиц. Способы графического изображения могут быть различными и зависят от особенностей и характера изображаемых явлений.

Для наглядного отражения взаимосвязи между двумя показателями используются диаграммы и графика, имеющие прямоугольные координаты. Большое распространение получили диаграммы в динамике, в которых отражаются изменения одного или групп показателей по годам. При сравнении абсолютных величин показателей используют столбиковые диаграммы. При помощи столбиковых (или круговых) диаграмм изображается структура показателей.

Результаты анализа могут быть отражены при помощи формул. Этот метод, хотя и менее нагляден, но в большей мере готовит материал к комплексному восприятию и использованию.

Основным видом официального оформления материалов анализа являются таблицы и формулы. В таблицах полученные результаты могут быть изложены наиболее системно.

Порядок оформления материалов анализа может отличаться в зависимости от уровня и вида анализа. Но во всех случаях эти материалы должны содержать выводы и конкретные предложения по совершенствованию производства.