1.2.3. Назначение прикладного программного обеспечения

Современная прикладная информатика обеспечивает потребите­лей прикладных информационных продуктов средствами (инстру­ментами) для более удобного и эффективного выполнения своих обя­занностей. "Потребителями" средств прикладной информатики явля­ются группы пользователей, непосредственно работающих с

используемыми на предприятии программными продуктами или по­лучающих какую-то информацию (подготовленную с помощью этих программных продуктов) либо другие выходные результаты опосре­дованно. Таких групп три:

• исполнители, ежедневный труд которых становится более лег­ким и эффективным с применением средств прикладной информати­ки или вообще не может выполняться без них;

• руководители (высшее руководство и менеджеры среднего зве­на), которые используют прикладное программное обеспечение как непосредственно (самостоятельно), так и в виде результатов (отчетов, документов и пр.), подготовленных другими работниками предпри­ятия;

• собственники бизнеса. Ситуация, когда собственник управлял своим предприятием, характерная для начала рыночных преобразо­ваний в нашей стране, в настоящее время существенно изменилась. Многими предприятиями управляют представители собственников -назначенные собственниками или вышестоящими административны­ми структурами (например, руководством холдинга) исполнительные директора или управляющие. Существующие программные средства позволяют собственнику осуществлять контроль за деятельностью своего предприятия с той степенью периодичности и глубины, как он пожелает, а не только на ежегодном собрании акционеров.

Прикладная информатика предоставляет той категории пользова­телей, которую мы назвали "исполнителями", возможность выпол­нять функции, необходимые для нормальной работы предприятия, в том числе:

• сбор, обработка, хранение и представление данных о деятель­ности организации в виде, удобном для анализа и использования при принятии управленческих решений;

• автоматизация выполнения бизнес-операций (технологических операций), составляющих основную деятельность предприятия;

• автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение ос­новной деятельности предприятия.

Соответственно и прикладное программное обеспечение, несмотря на все его многообразие, можно разделить на три аналогичные группы, внутри которых существуют различные классы, типы, виды и т.д.

Для получения сводной картины финансово-хозяйственной дея­тельности предприятия, без которой невозможно принимать рацио­нальные управленческие решения, используются финансово-экономические и управленческие программные продукты. Эти про­дукты используются для реализации, в частности, следующих задач:

• автоматизации бухгалтерского учета и предоставления уста­новленной действующим законодательством отчетности во внешние

органы;

• автоматизации управленческого учета, целью которого являют­ся сбор данных и их представление в виде, удобном для руководите­лей предприятия, которые используют их для принятия управленче­ских решений;

• организации процесса планирования и получения отчетности по выполнению планов предприятия (в частности, для постановки на предприятии системы бюджетирования).

На рынке существует большое многообразие программных про­дуктов, которые можно использовать для решения этих задач. Эти продукты могут существенно различаться как по возможностям, так и по стоимости. Ряд из них будет рассматриваться в главах 2-4.

Для автоматизации выполнения бизнес-операций (технологиче­ских операций), составляющих основную деятельность предприятия, применяется специализированное прикладное программное обеспече­ние. Например, в рекламных агентствах используются специализиро­ванные программные продукты для дизайна и верстки полиграфиче­ской продукции; на предприятиях, разрабатывающих сложную нау­коемкую продукцию, применяются системы автоматизированного проектирования (CAD/САМ); в брокерских фирмах операции с цен­ными бумагами также выполняются с помощью специализированно­го программного обеспечения, позволяющего анализировать и про­гнозировать тренды котировок. Специализированные производствен­ные программные комплексы рассматриваются в главе 5.

Отдельной частью прикладной информатики является специали­зированное программное обеспечение, предназначенное для торгово-маркетинговой деятельности. Любое предприятие независимо от ви­да деятельности занимается продвижением на рынок и продажей своих товаров и услуг. Поэтому каждое предприятие имеет прайс-листы или каталоги товаров, рекламные и справочные материалы. В связи с бурным развитием Интернета практически каждое предпри­ятие стремится иметь свое представительство в Сети (как часто со­кращенно называют Интернет) - от простейшей информационной странички до корпоративного информационного портала или интер­нет-магазина, в котором можно заказывать и оплачивать товары в режиме on-line. Эти вопросы более детально рассмотрены в главе 6.

Для автоматизации деятельности предприятия, которая не явля­ется основной, но тем не менее необходима, например, для лучшего управления предприятием и соблюдения единых стандартов деятель­ности, используется различное прикладное программное обеспечение делопроизводства и документооборота (см. главу 3).

1. Программные продукты для подготовки документов — тексто­вые процессоры, программы подготовки презентаций, электронные таб­лицы и т.д. Наиболее распространенным прикладным программным продуктом, включающим эти программы, является пакет MS Office. Хотя существуют его аналоги, их использование ограничивается дос- j таточно узким кругом фирм.

2. Программы для автоматизации документооборота. Исполь­зуются, как правило, на крупных предприятиях с разветвленной ор­ганизационной структурой или для управления сложными проекта­ми, в которых принимает участие большое число соисполнителей. В некоторых случаях такие программы могут относиться к группе управленческого прикладного программного обеспечения.

3. Средства автоматизации обработки больших объемов тек- \ стов для получения удобных в работе сжатых и информационно на­сыщенных документов (например, тематических отчетов или аннота­ций). Такое программное обеспечение позволяет работать с больши­ми массивами данных, делая из них выборки, которые в дальнейшем используются для подготовки отчетов, справок, аннотаций и т.д. К таким программным продуктам относятся различные справочные я\ поисковые системы (например, системы поиска информации в Ин­тернете) или системы, позволяющие осуществлять поиск по ключе­вым словам или фразам в больших объемах текстов (например, зако­нодательных документов).

4. Базы данных. На предприятиях в компьютерном виде накапли­вается и сохраняется информация о товарах; клиентах; поставщиках; проектах, выполняемых данным предприятием; о деталях, блоках, узлах, компонентах, используемых в проектах; о поставщиках и складах, где размещаются детали; о служащих и отделах, которые являются исполнителями проектов. В таких базах данных могут быть записаны любые информационные массивы, с определенной степе­нью детализации описывающие объекты учета. По запросу данные могут быть выбраны из баз данных в заданных сочетаниях или "срезах".

5. Программные продукты для общения с внешним миром: элек­тронная почта и коммуникационные системы, программы для разра­ботки и управления сайтами в Интернете.

Особое место занимают системы подготовки принятия решений, ряд из которых будет рассмотрен далее в главе 2. К ним, в частности,

тносятся экспертные системы - интерактивные системы, в которые заложена информация как о типовых решениях в типовых ситуациях, так и об алгоритмах формирования решений в нетиповых (нестан­дартных) ситуациях. Экспертная система задает вопросы пользовате­лю проводит оценку ситуации и получает решение, представляемое пользователю. Экспертная система моделирует мыслительный про­цесс человека-эксперта, который является специалистом по решению определенного типа проблем. С помощью экспертных систем реша­ются задачи, относящиеся к классу неформализованных, слабострук­турированных задач. Алгоритмизированное решение таких задач или не существует в силу неполноты, неопределенности, неточности, расплывчатости рассматриваемых ситуаций и знаний о них, или же такие решения неприемлемы на практике в силу сложности разре­шающих алгоритмов.

Основная разница между информационно-поисковой и .эксперт­ной системами заключена в том, что первая осуществляет поиск имеющейся в ней информации по заданной теме, а вторая — логиче­скую переработку информации для получения новой информации, которая в явном виде в нее не вводилась. При этом на основе базы знаний машины автоматически не только определяются факты, как в базе данных, но генерируются новые знания путем логического вы­вода. Экспертные системы способны в сложных условиях дать ква­лифицированную консультацию (совет, подсказку, ориентацию), по­могающую человеку принять правильное решение. Экспертная сис­тема может создаваться для какого-либо конкретного пользователя, и тогда при ее создании учитываются специфические требования за­казчика, его вкус и наклонности.

Прикладное программное обеспечение по способу использования делится на две группы: коллективного использования (или коллек­тивного доступа) и личного использования. Есть программные про­дукты, которые применяются автономно на рабочих местах сотруд­ников и не требуют интеграции между собой. Например, все про­граммные продукты стандартного пакета MS Office предназначены Для персональной работы.

В то же время существует объективная необходимость получения сводной картины деятельности предприятия в целом. Такую картину, как правило, получают с помощью информационных систем, которые называют финансово-экономическими, управленческими или корпо­ративными информационными системами (КИС). Эти термины не являются синонимами, и системы, которые характеризуются этими названиями, также отличаются друг от друга по целевому назначе­нию, кругу решаемых задач и своим функциональным возможно­стям. Однако их объединяет то, что все они используются для того, чтобы дать руководству предприятия как можно более полную и точ­ную информацию о состоянии дел на предприятии, о том, как выпол­няются хозяйственно-финансовые операции.