4.2.3. Мини-бухгалтерия

Типовая структура системы мини-класса определяется норматив­ными документами, регламентирующими порядок ведения бухгал­терского учета на предприятиях различных форм собственности.

Такая система ориентирована на главных бухгалтеров, бухгалте­ров, экономистов с различным уровнем знаний и опыта, работает в диалоговом режиме, предоставляет пользователю возможности быст­рого и качественного составления проводок финансово-хозяйственных операций, их исправления, анализа и расчетов по ним.

Функциональные возможности типовой системы представлены на рис. 4.5. Используемая в системе форма учета содержит всю необ­ходимую бухгалтеру информацию.

Функциональные возможности типовой бухгалтерской системы включают в себя следующие компоненты.

Журнал проводок. Регистрация всех финансово-хозяйственных операций предприятия, составление и обработка бухгалтерских про­водок, их печать помесячно или за любой другой период времени в хронологическом порядке.

Касса, банк. Составление, печать и хранение кассовых и банков­ских документов (приходный ордер, расходный ордер, платежное поручение, платежное требование-поручение), автоматическая реги­страция проводок по этим документам, составление накопительных ведомостей операций по кассе и банку, печать кассовой книги.

Валютные операции. Полноценный учет валютных операций с отражением суммы в любой валюте, ее рублевого эквивалента на да­ту совершения операции, автоматический пересчет курсовой разницы на отчетную дату, отнесение сумм переоценки валюты на счета, ука­занные пользователем.

Расчеты с дебиторами и кредиторами. Полноценный аналити­ческий учет расчетов с контрагентами, накопительные ведомости по любому контрагенту: поставщику, покупателю, подотчетному лицу, прочим дебиторам и кредиторам.

Типовые сводные документы. Накопительная ведомость синтети­ческого и аналитического учета по любому счету или субсчету, обо­ротная ведомость, Главная книга по дебету или кредиту счетов, раз­вернутое и свернутое сальдо.

Баланс и отчетные формы. Автоматический расчет и печать ба­ланса, отчетных форм в налоговую инспекцию, использующих дан­ные из проводок, оборотов и сальдо, перенастройка на изменения законодательства с возможностью переопределить порядок расчета и заполнения баланса и отчетных форм. Создание и расчет любых но­вых форм.

Налоговый календарь. Система содержит информацию о видах налогов и сроках платежей в бюджет, по желанию пользователя мо­жет напоминать о приближении сроков при входе в систему. Эти на­поминания можно использовать для контроля сроков отчетности пе­ред руководством, для постоянных платежей арендной платы и про­чих регулярных дел в бухгалтерии.

Быстрый ввод информации. Операции могут вноситься в систему любым удобным способом: выбором из перечня стандартных прово­док, копированием аналогичных предыдущих записей по образцу, выбором с использованием блочных проводок либо путем регистра­ции ранее созданных в системе первичных банковских и кассовых документов.

Подсчет сальдо и баланса. Сальдо по счетам и субсчетам на на­чало указанного пользователем месяца рассчитываются автоматиче­ски. При вводе новых проводок и при исправлении старых система автоматически перемещает дату контроля на самую раннюю дату из редактируемых записей. После этого проводится контроль, и затем вновь рассчитывается сальдо. На основании подсчитанного сальдо система заполняет баланс и составляет отчетные формы. Возмож­ность произвести перерасчет сальдо после внесенных исправлений позволяет отказаться от использования красного сторно в пределах квартала.

Главная книга, оборотная ведомость. Если требуется больше информации, чем содержится в сальдо и балансе, то можно составить Главную книгу с суммами по различным корреспонденциям. Главная книга в системе более удобна, чем обширная по размерам шахматка или Главная книга, составленная ручным способом. Оборотную ве­домость можно использовать для просмотра оборотов по счетам: раз­вернуто по каждому счету и субсчету или в свернутом виде - по син­тетическим счетам.

Печать бухгалтерских архивов. При ведении компьютерного учета не следует забывать, что некоторые документы должны хра­ниться в бумажном виде, подписанными и подшитыми, как того тре­буют инструкции. Поэтому при завершении работ по отчетному кварталу целесообразно отпечатать такие документы, после чего можно приступать к работе в следующем квартале.

Работа со справочниками. Для обеспечения удобства конечному пользователю, поддержания работоспособности системы особое зна­чение имеет порядок в справочниках. С настройки справочников на­чинается работа с системой после ее инсталляции, через справочники заносятся изменения в атрибуты организаций, справочники помогают поддерживать порядок в проводках за счет использования шаблонов.

Поиск информации. Встроенный гибкий конструктор запросов обеспечивает достаточно сложный оперативный поиск информации по многим атрибутам.

Редактирование шаблонов типовых форм. Встроенный редактор типовых форм выходных документов незаменим при настройке на привычный пользователю документооборот, а также в случае изме­нения отчетных форм для представления в налоговые и статистиче­ские органы.

Тщательный контроль. Введенные записи перед расчетом сальдо контролируются на правильность корреспонденции, на верное указа­ние номеров счета и субсчета, на корректное отражение валютных операций по текущему курсу.

Учетная политика. Система позволяет работать в рамках любой учетной политики и различных планов счетов. Можно настроить план счетов и другие разделы системы на самую специфическую учетную политику предприятия и затем перенастраивать их при из­менении законодательства или особенностей предприятия.

Показатели финансово-хозяйственной деятельности. Расчет по­казателей деятельности предприятия по данным бухгалтерского уче­та, содержащимся в системе, сопоставление показателей по перио­дам, возможность формирования плановых показателей и контроль

выполнения.

Работа с данными прошлых лет. Возможность исправления и перерасчета данных прошлого года; просмотр информации любого года из предыдущих лет. Автоматический переход в новый год с пе­реносом сальдо по счетам и субсчетам для контрагентов.

Контекстная помощь. Контекстные подсказки о режимах рабо­ты, о назначении функциональных клавиш, о возможных действиях, инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета с бы­стрым поиском необходимой информации.

Основные эксплуатационные свойства системы должны быть ориентированы на массового пользователя. Надежность, простота, гибкость - это именно то, что требуется бухгалтеру-профессионалу от систем мини-класса.

Система имеет дружественный интерфейс, встроенный калькуля­тор, дизайн, пригодный для многочасовой работы перед экраном, набор сообщений, напоминаний, предостережений.

Этот класс систем ориентирован на бухгалтеров, не имеющих расширенных навыков работы с компьютером.

4.2.4. Комплексная автоматизация бухгалтерского учета

Развитие функциональных возможностей бухгалтерских программ породило спрос на системы с расширенными возможностями. То, что несколько лет назад казалось труднореализуемым для массового поль­зователя, а для крупных предприятий недостаточно функциональным из-за проблем, связанных с адаптацией под быстротекущую россий­скую действительность, сегодня не кажется несбыточной мечтой.

С одной стороны, зарубежные фирмы предлагают на российском рынке самые современные, построенные на новой технологической

основе комплексные решения для крупных предприятий (SAP, Oracle и др-)> ^с другой - российские разработчики лучше представляют оте­чественную специфику. Короче говоря, современный рынок ком­плексных решений для управления предприятием интенсивно разви­вается.

Российские фирмы прежде всего уделяют внимание формирова­нию комплексных бухгалтерских систем с развитыми аналитически­ми возможностями. Комплексные решения охватывают все участки учета и формируются, как правило, по модульному типу (рис. 4.6). При поставке конкретному пользователю возможна настройка на по­требности заказчика. При этом модули, за исключением ядра систе­мы, могут поставляться и эксплуатироваться в различных конфигу­рациях.

Благодаря наличию метабазы данных достигаются гибкость и на-страиваемость решений на конкретные применения. Все это позволя-^ет быстро менять структуру и функции конкретного приложения в

условиях меняющейся среды. Как правило, возможны модификации сценариев диалога, переориентация "горячих клавиш", настройка выходных форм и схем расчета с использованием генераторов отче­тов. Потенциальной особенностью таких систем является также вклю­чение в них модулей финансового анализа предприятия и его партне­ров, а также планирования и анализа инвестиционных проектов.

Комплексные решения обеспечивают решение бухгалтерских и управленческих задач, включая комплексный подход к финансовому планированию и оценке исполнения бюджетов на предприятии. Бюджеты могут готовиться по разным направлениям: финансовому, товарному, производственному. Отдельные бюджеты могут состав­ляться на конкретные мероприятия или направления деятельности: маркетинг, капиталовложения и пр.

Интеграция информации достигается при учете и координации деятельности по центрам ответственности (прибыли, затрат, обслужи­вания) как в бухгалтерском, так и в аналитическом срезе. Сравнение с запланированными показателями осуществляется на регулярной осно­ве, в том числе в рамках информационной системы руководителя вне зависимости от фактической технологии ее реализации.

Бюджетирование должно быть увязано с прогнозированием. При этом хороший эффект дает использование автоматизированных сис­тем, обеспечивающих моделирование ситуационных (множествен­ных) бюджетов в зависимости от вариантного и прогнозируемого развития и состояния ресурсной базы предприятия с учетом измен­чивости внешней среды (на основе нескольких сценариев развития, например, пессимистического и оптимистического).

Для крупных предприятий, по сути дела, целесообразно создание ситуационных центров, обеспечивающих руководителей необходи­мой информацией в тех или иных условиях, в том числе нестандарт­ных и критических.

Остановимся на двух типовых задачах комплексного учета:

• автоматизации складского и оперативно-хозяйственного учета;

• автоматизации расчета заработной платы.

4.2.5. Автоматизация складского и оперативно-хозяйственного учета

Типовая автономная система складского учета на предприятиях и в организациях, не занятых непосредственно промышленным произ­водством и торговлей, предназначена для бухгалтерского и номи-

нального учета товарно-материальных ценностей. Она обеспечивает составление и печать счетов и накладных в одной (или двух) валюте; формирует ведомости по остаткам и движению материальных ценно­стей за любой период в количественном и стоимостном выражении, поддерживает альтернативные методы учета ценностей в зависимо­сти от условий учета и переоценки.

Основными функциями типовой системы являются:

• настройка на используемый метод учета;

• составление, печать и хранение копий счетов, расходных, при­ходных и внутренних накладных, актов списания;

• подсчет остатков на любую дату и оборотов за любой период;

• составление ведомости движения товарно-материальных цен­ностей (ТМЦ) и учетных карточек по объектам учета;

• получение информации по взаиморасчетам с партнерами, в том числе в валюте;

• иерархический кодификатор ТМЦ, ведение аналитики по контрагентам, материально ответственным лицам, складам;

• возможность внесения изменений в данные ранее обра­ботанных периодов в текущем и предшествующем годах;

• создание при регистрации операций документов бухгалтерских проводок, включая валютные, и обеспечение автоматической переда­чи данных в бухгалтерскую систему.

Учет в условиях производства имеет много общего, но более слож­ная организационная структура требует комплексных решений, наличия единого информационного пространства и др. (см. главу 5).

4.2.6. Автоматизация расчета заработной платы

Автоматизация расчета "получки" на крупных социалистических предприятиях считалась одним из основных достижений автоматиза­ции управления. При этом предусматривались учет различных тари­фов, отраслевых, территориальных и льготных коэффициентов и надбавок, расчет отпусков и больничных листов, формирование рас­четных ведомостей и сводных данных для учета в Главной книге. Это была одна из первых задач, решение которой было адаптировано для персональных компьютеров.

Переход от "получки" к зарплате не был безболезненным. Воз­никли новые виды трудовых взаимоотношений, начиная от массово-

го совместительства и заканчивая временными трудовыми коллекти­вами. Нередко оплата труда осуществлялась нетрадиционными спо­собами, связанными с "оптимизацией" налогообложения.

Помимо автономных систем расчета заработной платы появилось много систем, в которых подсистема расчета зарплаты встроена в бухгалтерскую систему или поставляется как отдельный АРМ в на­боре решений.

Типовая система предназначена для расчета заработной платы и оформления необходимой документации на предприятиях любой фор­мы собственности. Предусматриваются составление и печать расчет­ных листков, расчетно-платежных ведомостей, расходных ордеров, налоговых карточек, карточек депонентов и других документов.

Система обеспечивает учет труда при повременной и сдельной оплате, расчет подоходного налога в соответствии с законодательст­вом, учет кредитов для сотрудников. Она, как правило, совместима с бухгалтерской и кадровой системами, системой учета материальных ценностей.

Основными функциями типовой системы являются:

• учет труда при повременной и сдельной оплате, оформление табелей, индивидуальных и бригадных нарядов;

• расчет начислений (по окладу, сдельной и повременной опла­те), расчет надбавок, премий, больничных листов, отпускных и др.;

• формирование и печать расчетных листков сотрудников, со­ставление документов по авансу и зарплате (платежных ведомостей, расходных ордеров, платежных поручений по перечислениям на сче­та сотрудников в банках), депонирование зарплаты и т.п.;

• регистрация произведенных выплат на основе первичных до­кументов и автоматическое формирование соответствующих бухгал­терских проводок;

• составление расчетных ведомостей, сводов начислений и удержаний по сотрудникам, подразделениям и организации в целом;

• формирование типовых справок о доходах, налоговой карточки, сведений о расчетах по кредитам и ссудам по каждому сотруднику.

Среди новшеств можно отметить расчеты с различными видами оплаты (в двух валютах, с использованием депозитов, страхования и пр.). Особенности расчета проявляются и в связи с новыми услугами банков, в том числе услугами по перечислению на банковский счет, с использованием банковских карточек и др.

4.2.7. Домашняя бухгалтерия

Производственная бухгалтерия - не единственная область при­ложений финансовых программ. По мере роста парка домашних пер­сональных компьютеров (а заодно и доходов определенной части населения) интерес к домашней бухгалтерии у нас в стране будет возрастать.

Персональный компьютер можно использовать для учета доходов и расходов, планирования семейного бюджета, включая долговре­менные вложения, составления деклараций. Все эти вопросы посте­пенно становятся актуальными для значительной части населения, прежде всего представителей бизнеса.

Среди зарубежных компьютерных программ для домашней бух­галтерии можно выделить программы Quicken компании Intuit Corp. и MS Money фирмы Microsoft, которая имеет устойчивые и долго­временные традиции на российском рынке, а также большой опыт локализации своих программных продуктов.

Кто же он, пользователь такого рода программ на Западе? Это и бизнесмен, и рабочий, и домохозяйка - при устойчивой экономике и стабильных законах можно планировать свои накопления с учетом стабильной инфляции, прогнозируемых банковских процентов, раз­витого рынка ценных бумаг.

Уже появилась возможность распоряжаться своими активами в банке, не выходя из дома. Развитие телекоммуникационных возмож­ностей, закладываемых в современные программы домашней бухгал­терии, стало приоритетным направлением информационных техноло­гий. Учитывая тенденции развития рынка финансовых и торговых услуг в России, потребность в них уже не за горами. Появляются на этом рынке и российские разработки, в частности, компании "1С".

Перспективы домашней бухгалтерии в России вполне обнадежи­вающие. Прогноз инфляции, курса доллара, ставки рефинансирования и ряда других макроэкономических показателей достаточно устойчив и предсказуем. Этим определяется возможность планирования не только для предприятий, но и для физических лиц. Наблюдается так­же активность на рынке финансовых услуг для физических лиц со стороны ряда банков. Развивается рынок программ, связанных с уп­рощенной формой учета финансов:

• для ведения домашних финансов и бытовой канцелярии;

• для индивидуальных предпринимателей и личного учета фи­нансов.

Наличие российских разработок вселяет оптимизм и надежду на то, что зарубежные программы этого типа не останутся фаворитами российского рынка.

Из первой группы программ можно выделить разработки "Эко­ном" фирмы "Парус", а также RS-Money фирмы R-Style.

Программы второй группы появились на рынке еще в 1994 г. Они ориентированы на бизнесменов и директоров предприятий, ведущих личный учет финансов. К такого класса системам относятся разработ­ки фирм GreenSoft Ltd. (под символическим названием "Black Cash" -"черный нал"), "Фолио" и "Парус". Принципиально новых идей и ал­горитмов перечисленные системы, как и ожидалось, не содержат. В них используется бухгалтерская терминология, но функциональный набор ближе к программам учета домашних финансов. Они ориенти­рованы на личный учет руководителем фирмы прихода и расхода средств в любой валюте, что позволит ему контролировать кредиты, ссуды, проценты, конвертацию, составлять сметы и проверять их ис­полнение. В России речь идет, как правило, о наличных или не пол­ностью учтенных средствах, контролируемых лично помимо бухгал­терии. Можно ожидать, что по мере становления российского зако­нодательства ряд этих функций постепенно отомрет.

Указанные программы в отличие от традиционных бухгалтерских призваны прежде всего анализировать ситуацию, хотя бы упрощен­но, а не готовить отчетность и выходные платежные документы. По­нятно, что в этих условиях российские разработчики, находящиеся на своей родной почве, имеют преимущества в скорости реагирования на изменения в законодательстве и нормативных актах по сравнению с зарубежными специалистами. Тем более что за рубежом рассмат­риваемая ниша - одна из наиболее рентабельных.

Подведем некоторые итоги.

1. Формирование в России рынка бухгалтерских систем в основ­ном завершилось. Можно констатировать, что данный сегмент рынка развивается динамично и опережающими темпами по сравнению с другими сегментами рынка ПО, прокладывая дорогу компьютерному бизнесу в нашей стране.

2. Высокий уровень конкуренции ведет к постоянному совершен­ствованию программных и аппаратных решений. Наметилась тен-

денция к разработке комплексных систем, предусматривающих, по­мимо традиционного внешне ориентированного бухгалтерского уче­та, включение развитых подсистем оперативно-хозяйственного и управленческого учета. Высокая конкуренция среди разработчиков определяется также присутствием на российском рынке мировых ли­деров комплексных управленческих решений.

3. Появляется потребность в создании рынка бухгалтерских про­грамм для домашнего использования. Этот сегмент рынка должен быть сформирован достаточно быстро и преимущественно в отечест­венном исполнении.

4. Следует подчеркнуть, что для бизнесмена сегодня имеется весь спектр информационных услуг в области бухгалтерии. Вопрос в том, как ими воспользоваться. Здесь на помощь могут прийти специали­сты-консультанты, консалтинговые группы и фирмы, которые в дос­таточной мере сегодня представлены в России.

5. Тенденции развития можно "подсмотреть" в смежном секторе информационных услуг для банков. В этой связи особое внимание уделяется технологиям предоставления услуг на расстоянии. Разви­тие и использование средств телекоммуникации, локальных и гло­бальных вычислительных и телекоммуникационных сетей во многом определяют специфику развития всего спектра бухгалтерских систем.