3.2. Электронный документооборот в современном бизнесе

Традиционно организация документооборота является одной из основных функций офиса, связанной с движением и обработкой до­кументов, в том числе и бумажных. Но перемещение бумажек опре-

деляет потоки информации, зафиксированной на бумажных носите­лях и необходимой при подготовке информации для принятия управ-денческих решений, а также для воздействия этих решений на произ­водственные процессы. В результате перемещение бумажек задает маршрут и операции всех технологических операций, т. е. организует производственные процессы и определяет выполнение предыдущих решений. При этом как бы "за кадром" оставались сами решения и технология их порождения: основная творческая переработка не­больших потоков информации проводилась человеком и "проявля­лась" в виде бумажек.

Многие, наверное, обращали внимание, насколько неэффективно применяются компьютеры в большинстве организаций. Им чаще все­го отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура служит лишь для тривиального обмена файлами. В то же время бы­стро подготовить документ - не значит занести его текст в компью­тер со скоростью 200 знаков в минуту. Подавляющая часть времени уходит на поиск необходимой для подготовки документа информа­ции, многократные и многосторонние обмены ею между исполните­лями, контрольные операции, компоновку, согласование и утвержде­ние результирующих документов.

Проблема компьютеризированного беспорядка всюду осознана, но мало где решена по-настоящему. Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия правильного управленческо­го решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с до­кументами становятся неэффективными. Так, по сведениям компании Delphi, 15 % бумажных документов безвозвратно теряются и для их поиска сотрудники тратят до 30 % всего рабочего времени. А при пе­реходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности сотрудников увеличивается на 25 - 50 %. Следовательно, внедряя информационные технологии, любая органи­зация не просто отдает дань моде, а стремится к повышению эффек­тивности труда своих сотрудников и компании в целом.

3.2.1. Документационное обеспечение управления

Автоматизация документооборота любой организации заключа­ется в реализации функций комплексной автоматизации задач разра­ботки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения

документов. Документооборот: что это такое и почему мы о нем го­ворим? Прежде всего надо определиться с дефинициями, входящими в это понятие.

Основное понятие рассматриваемой области, — несомненно, до­кумент. Этот термин появился в России в XVI в. (лат. documentum -доказательство). Федеральный закон "Об информации, информати­зации и защите информации" определяет понятие документа как "зафиксированную на материальном носителе информацию с рекви­зитами, позволяющими ее идентифицировать".

В ГОСТе зафиксировано следующее определение*: "Документо­оборот - это движение документов с момента их создания или полу­чения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив". Сущность документационного обеспечения управления (ДОУ), объединяющего процессы документирования и организации работы с документами, отражена на рис. 3.6.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде­ления.

Достаточно часто отождествляются понятия "документооборот" и "делопроизводство", в то время как ГОСТ* определяет делопроизвод­ство как "комплекс мероприятий по обеспечению документационно­го обеспечения управления предприятия или организации, система­тизация архивного хранения документов, обеспечение движения, по­иска, хранения и использования документов". Документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управления. Документирование представляет собой создание доку­ментов, т.е. их составление, оформление и изготовление. К организа­ции работы с документами относят технологии обработки докумен­тов, согласование, регистрацию и контроль их исполнения.

Разделяют три основные формы организации работы с докумен­тами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

К централизованной форме относится обработка всей документа­ции, подлежащей централизованной регистрации. За обеспечение централизованного документооборота отвечает, как правило,"специ­альное подразделение, а все структурные единицы работают по еди-| ным утвержденным правилам. Эта форма требует комплексной авто­матизации всех документальных операций.

При децентрализованной форме правила и методики, сформули­рованные в центральном аппарате, в самостоятельных структурных единицах могут быть изменены в соответствии с характером дея­тельности или сложившимися традициями.

Смешанная форма работы с документами используется в круп­ных учреждениях и организациях со сложной структурой. Как прави­ло, такая форма проведения документальных операций используется при больших объемах документооборота.

Выделяют три основных потока документов (рис. 3.7):

• входящие документы, поступившие от внешних адресатов и обрабатываемые структурными подразделениями организации;

• исходящие документы, выпускаемые структурными подразде­лениями для отправки во внешние организации;

• внутренние документы, издаваемые руководителем или струк­турными подразделениями для рассылки внутри службы (например, приказы, инструкции, справки).

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифициро-нная система организационно-распорядительной документации. Требования к формлению документов.

Каждый документ включает в себя два компонента:

• информационный (текст, отражающий основное содержание), пользователем которого являются руководители и исполнители, не­посредственно ведущие работу с документом;

• технологический (отметки о прохождении документа), кото­рым пользуются делопроизводители и секретари.

Процесс обработки документальной информации содержит ряд этапов (рис. 3.8). Входящий документ попадает на регистрацию, ко­торая осуществляется в управлении делами делопроизводителями или, в упрощенном варианте, секретарями. Далее документ рассмат­ривается руководителями, которые определяют исполнителей данно­го документа. Если документ "рождается" в самой организации, то, как правило, именно этот этап является для документа исходным, поскольку руководитель своим распоряжением инициирует создание документа.

Далее образуется внутренний контур прохождения документа, в рамках которого циркулируют внутренние документы (исполнение, согласование, утверждение, регистрация внутренних документов).

Именно внутренний контур прохождения документов порождает версионность документа, когда на различных этапах его движения создаются новые варианты (версии). Особенно это характерно для этапа согласования, когда вариант документа вызывает появление замечаний, требующих доработки.

После завершения работы над документом и его утверждения (или подписания) руководителем исходящие документы регистриру­ются и направляются адресатам.

До недавнего времени, говоря о документообороте, подразумева­ли лишь движение бумажных документов. Появление ЭВМ академик В.М. Глушков связывал с началом безбумажной информатизации, поскольку технические достижения на основе электроники сделали возможным отображать информацию и управлять ею, не прибегая к печатным (бумажным) формам.