3.2.2. Автоматизация документооборота

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и подготовке выходной информации, что пред­полагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Появление компьютерных технологий

не просто изменило характер работы очень многих людей, качест­венно другими стали и производственные отношения, повысились квалификационные требования, расширился круг решаемых задач и выполняемых обязанностей. Но суть управления осталась прежней: управлять - значит приводить к успеху других. Приводить к успеху с использованием новых, прогрессивных технологий.

В середине 1990-х гг. в связи с распространением компьютерных технологий и ростом количества электронных документов возник спрос на полнофункциональные универсальные системы, которые настраивались бы на решение любых задач. Но в этот же период вре­мени поставщики операционных систем и традиционных офисных приложений стали включать в свои продукты типовые функции доку-ментоориентированных систем: версионность, выписка-возврат доку­ментов и пр. Многие пользователи стали задаваться вопросом: "Зачем покупать систему управления документами, когда все и так есть в самой операционной системе, например в Windows NT"? Вот именно этот сакраментальный вопрос и стал камнем преткновения, вызвав задержку широкого внедрения столь необходимых систем управле­ния электронными документами.

Безусловно, можно работать и без развитой системы управления элек­тронными документами (СУЭД). Такой вариант приведен на рис. 3.9. В качестве среды распространения документов в этом случае, как пра­вило, используется общеизвестная программа Microsoft Outlook. С ее помощью пересылаются файлы с документами, эта же программа используется и для пересылки необходимых образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

К сожалению, работа в подобной структуре приводит к появле­нию ряда проблем, связанных с организацией документооборота.

1. Разнесенность классификаторов и словарей. Поскольку в по­добной структуре нет единого базового компонента, структурные подразделения организации вынуждены локально формировать соб­ственные системы классификаторов, а также словарей и нормативов.

2. Отсутствие автоматизированных корпоративных справочни­ков. Ввиду того что MS Outlook применяется только для пересылки электронных версий документов, отсутствует возможность подклю­чения каких-либо специализированных справочников, действующих в едином поле организации. Единственное, что можно сделать, - это распространить одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

3.Регистрация документов проводится вручную. Все необходи­мые сведения о документах заносятся в какие-либо таблицы или спи­ски, не обрабатываемые автоматизированными системами.

4. Маршрутизация документов не автоматизирована. Каждый документ направляется только по маршруту, выбираемому очеред­ным исполнителем. Однако это не самое лучшее решение - документ (особенно при согласовании) должен обходить сотрудников по це­почке, определяемой регламентами, принятыми в организации.

5. Затруднено проведение контроля за исполнением.. Едва ли дос­тупной операцией становится автоматизированный контроль за свое­временным исполнением документа, если речь идет только о пере­сылке документа по произвольному маршруту. Напомнить о доку­менте в данной схеме можно только дополнительным письмом, отправленным также вручную.

6. Затруднен мониторинг версионности документа, сложен про­цесс согласования. При подобной схеме работы у каждого исполни­теля в цепочке может создаваться "своя" версия документа. Даже ес­ли все версии собрать воедино, разобраться в сформированном хаосе будет очень сложно.

1. Невозможность автоматизированного поиска документов. Электронная почта не предполагает проведения подобной операции.

Производители систем управления документами быстро поняли тенденции рынка, и у продуктов появились дополнительные возмож­ности: коллективная работа, управление потоками данных (workflow), работа с образами документов, интеграция с системами OCR, элек­тронной почтой, Интернетом. Системы управления документами стали тесно срастаться с системами управления знаниями.

Сегодня крупным организациям, учреждениям, предприятиям нужны мощные современные интеллектуальные системы, которые в то же время должны быть как можно менее заметны. Развитие внут­ренних и внешних бизнес-отношений ведет к тому, что системы управления документами и знаниями скоро станут необходимыми и обязательными для любой крупной и средней организации.

В этой связи более целесообразной организацией документообо­рота представляется схема, приведенная на рис. 3.10.

Документы пересылаются с помощью СУЭД, которая содержит здиные для всей организации базы справочников, классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов определяется внутренними регламентами в зависимости от вида документа. В ор­ганизации создается архив электронных документов, включающий дза компонента:

• электронный архив, содержащий электронные образы доку­ментов;

• базу данных, содержащую электронные документы, созданные в принятых в организации средах.

Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью информационного портала (рис. 3.11).

Корпоративный информационный портал - средство коллектив­ной работы сотрудников предприятия (организации) с корпоратив­ными территориально распределенными информационными ресур­сами на основе применения Web-технологий.

Как показала практика, внедрение систем управления электрон­ными документами и переход к полноценному электронному доку­ментообороту позволяют обеспечить следующие результаты:

• сокращение времени обработки документов на 75 %;

• рост производительности труда персонала функциональных подразделений на 20 - 25 %;

• повышение качества бизнес-процессов;

• улучшение исполнительской дисциплины;

• рост уровня информационной безопасности;

• возможность перехода к применению электронной цифровой подписи;

• надежное взаимодействие между рабочими группами;

• переход к использованию единой базы знаний организации. Достижение перечисленных показателей создаст безусловные

предпосылки повышения эффективности деятельности организации в целом.