1.2. Прикладная информатика для бизнеса

По определению "Советского энциклопедического словаря", вы­пущенного в 1987 г., "Информатика — отрасль науки, изучающая структуру и общие свойства научной информации, а также вопросы, связанные с ее сбором, хранением, поиском, переработкой, преобра­зованием, распространением и использованием в различных сферах деятельности". В последние годы в связи с широким применением компьютеров и различных видов программного обеспечения термин информатика используется много и часто. При этом его значение трактуется достаточно широко и не всегда так, как в приведенном выше определении. Нередко под информатикой (так же, как и под информационным обеспечением, см. выше) понимается применяемое на предприятии программное обеспечение, а процесс внедрения и использования этого программного обеспечения называют информа­тизацией. Используемое на предприятии программное обеспечение (программные продукты) в этом случае также называют прикладным программным обеспечением. Отсюда и возник термин "прикладная информатика" - прикладные программные продукты (программное обеспечение), используемые для информационного обеспечения дея­тельности предприятия. Для динамичного развития бизнеса и эконо­мики в целом информационная инфраструктура не менее важна, чем любая другая инфраструктура.

В прикладной информатике для бизнеса (или предприятия) мож­но выделить три основных направления.

1. Средства для обработки больших массивов неструктурирован­ной информации - программные продукты, обеспечивающие доступ и обработку информации, как правило, поступающей из макроокруже­ния предприятия. Эти программные средства позволяют осуществ­лять доступ к удаленным базам данных, информационно-справочным и поисковым системам. С помощью таких средств можно проводить маркетинговые исследования или осуществлять мониторинг измене­ний в действующем законодательстве.

2. Средства автоматизации бизнес-процессов предприятия, по­зволяющие работникам предприятия выполнять свою работу более качественно и эффективно. К этим средствам относятся, в частности, и средства обработки больших массивов структурированных данных, такие, как базы данных и электронные архивы.

3. Средства автоматизации труда управленцев, дающие возмож­ность использовать наработанный мировой опыт, заложенный в ин­формационные продукты для управления предприятием.

Усложнение информационных процессов современного произ­водства диктует необходимость определения условий, выполнение которых позволило бы повысить его эффективность. При этом под материальным производством понимается не только производство изделий, например, на заводах и фабриках, но и такие сферы дея­тельности, как торговля, транспорт, реклама и многие другие, а точ­нее - практически все сферы деятельности человека.

1.2.1. Информация и данные

Говоря об информатике и информатизации, нельзя не сформули­ровать четко, что же понимается под информацией. "Информация, - по определению Н. Винера [4], - это обозначение содержания, получен­ного человеком из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособления к нему наших чувств. Процесс получения и использования информации является процессом нашего приспособ­ления к случайностям внешней среды и нашей жизнедеятельности в этой среде". Информация - это знания для других, отчужденные от их первоначального живого источника (генератора) и ставшие сооб­щениями (в той или иной степени переработанными). К информации относятся знания, сконцентрированные в статьях, книгах, патентных описаниях, устных сообщениях (непосредственно, по телефону, ра­дио, телевидению), в управленческих документах (отчетах, планах, предписаниях и т.п.), проектной документации, моделях, алгоритмах, программах и т.д.

"С одной стороны, информация - это овеществленная, отчужден­ная от создателя и обобществленная форма знания. С другой - ин­формация уже не есть знание, но лишь его превращенная форма. С одной стороны, феномен информации необходим, чтобы знание мог­ло быть социализировано, превращено в общественное достояние. С другой стороны, информация есть модель, то есть упрощенное, ог­рубленное, неадекватное представление знания... Текст, закреплен­ный на материальном носителе, оказывается информационной моде­лью знания" [52].

На основе синтеза многих подходов можно дать следующее оп­ределение термина "информация", учитывающее в том числе его со­временное правовое звучание: информация - это отчужденное зна-

ние, записанное в определенном формате на определенном языке в виде знаков на материальный носитель, доступное для воспроизведе­ния без участия автора и переданное в каналы общественной комму­никации.

В практической жизни информацией могут называть любые сведе­ния. Типичное обращение к продавцу: "Дайте мне информацию по цене этого товара". Специалисты по информатике делят информацию на два уровня - данные (или первичные данные) и информацию. Пер­вичные (или фактические) данные представляют собой первичные све­дения о каком-то событии или содержат точное описание этого собы­тия. При обобщении данных о многих событиях или описании исход­ного события, так сказать, "своими словами" данные превращаются в информацию. Информация может содержать сведения о многих собы­тиях, описания различных событий, объединенных по какому-либо признаку, и т.д. Однако при обобщении или, как иногда говорят, при укрупнении исходных данных и преобразовании их в информацию могут возникать различного рода искажения. Тогда для того, чтобы провести проверку укрупненной информации, требуется снова "спус­каться" на уровень первичных данных и устранять искажения.

На рис. 1.2 показано, как происходит преобразование данных в информацию в типичных системах информационной поддержки, ис­пользующихся на предприятии. Часто такие системы называют учет­ными. В учетных системах каждая торговая или производственная операция фиксируется в соответствующих документах - накладных, чеках, расходных ордерах, актах приемки и пр. Эти документы суще­ствуют, как правило, и в бумажном, и в электронном виде. Они, так же как и данные, называются первичными, поскольку отражают фак­тически выполняемые операции и содержат точные и достоверные данные о каждой операции. Если не принимать во внимание случаи умышленного искажения данных в первичных документах, то непра­вильные первичные данные могут возникнуть только в результате ошибок в работе персонала или учетных систем, которые случаются чрезвычайно редко.

Поскольку руководителям предприятия работать с каждым пер­вичным документом неудобно, да и нецелесообразно, первичные данные обобщаются, например, в журналах операций или в сводных таблицах. В принципе эти обобщенные сведения уже можно рассмат­ривать как информацию. Но на этом процесс укрупнения данных и обобщения информации не заканчивается.

Каждое подразделение предприятия использует журналы опера­ций для выполнения своей работы, но для того, чтобы вписаться в работу предприятия в целом и оценить свое участие в этой работе, подразделение готовит отчеты более высокого уровня, содержащие не только обобщенные и укрупненные данные из первичных доку­ментов, но и необходимые дополнительные сведения, характери­зующие работу подразделения.

К таким сведениям может относиться, например, загрузка персо­нала или оборудования за отчетный период, информация по взаимо­действию со смежными подразделениями и любые другие сведения, предусмотренные действующей на предприятии системой планиро­вания и отчетности. Если в процессе подготовки отчетов о деятель­ности подразделений или сводного отчета о деятельности предпри­ятия возникает ситуация, когда два отчета от разных подразделений "не стыкуются", т.е. содержат противоречащие друг другу сведения, Для выяснения причин таких противоречий приходится опускаться на самый нижний уровень учетной системы - уровень первичных дан­ных и выяснять причины возникших расхождений.

С обобщенной информацией работать удобнее, она более инфор­мативна и при правильном использовании создает близкую к дейст­вительности информационную модель предприятия. Однако при воз-икновении искажений в процессе обобщения и укрупнения информации, что достаточно часто происходит, например, при наличии на предприятии нескольких учетных систем, работающих автономно, созданная в итоге информационная модель будет тоже искаженной, как и принимаемые на ее основе решения.

Искажения информации возможны не только в учетных, но и в ин­формационно-справочных системах, с помощью которых предприятие получает информацию из внешней среды. Как правило, из внешней сре­ды поступает обобщенная информация, т.е. информация, в которой кто-то описал какие-то первичные факты или значения и высказал свои вы­воды. Типичным случаем поступления такой информации на предпри­ятие является статья, в которой описывается, например, принятие каким-либо органом власти некоторых решений, которые, по мнению автора, приведут к определенным последствиям. Если описываемые решения или предполагаемые последствия важны для предприятия, то руководи­тель предприятия может либо положиться на мнение автора статьи, либо проверить достоверность описанных фактов. Чаще всего без проверки никакие решения не принимаются.

На рис. 1.3 показано, как происходит преобразование данных в информацию и информации обратно в данные, а затем снова в ин­формацию в информационно-справочных системах.

При поверхностном взгляде может показаться, что выполняется двойная напрасная работа, когда из уже обработанной информации "вытаскиваются" первичные данные, которые затем снова обраба­тываются и превращаются в информацию. Однако только такой подход к работе с информацией, полученной из внешних источников через информационно-справочные системы, позволяет выделять дей­ствительно существующие и влияющие на деятельность предприятия факты, анализировать их, строить прогнозы и принимать на их осно­ве важные для предприятия решения.

Для того чтобы с уверенностью пользоваться информацией, она должна быть качественной. Теоретическое понятие качества инфор­мации достаточно сложное и запутанное. В обычной практике для то­го, чтобы информация была качественной, достаточно, чтобы она удовлетворяла ряду требований.