1.1.2. Внутренние информационные потоки

Внутренние информационные потоки образует информация, кото­рая циркулирует внутри предприятия. Эти потоки содержат как посту­пившую извне, так и информацию, порожденную внутри предприятия.

Таким образом, для обеспечения информационных потребностей различных групп потребителей информации предприятия могут ис­пользоваться регулярные входящие, нерегулярные входящие и внут­ренние информационные потоки.

Четкое разделение информации на потоки и определение того, какие потоки могут удовлетворить потребности каждой группы по­требителей информации на предприятии, является очень важным. Такое разделение позволяет установить, какая именно информация нужна каждой группе потребителей и какова целесообразность пре­доставления конкретным сотрудникам доступа к тем или иным ис­точникам информации. В общем виде можно выделить три уровня информационных потребностей работников предприятия и соответ­ствующие им три вида информационных потоков:

• внутренние;

• внутренние и регулярные входящие;

• внутренние информационные, регулярные и периодические входящие.

Общее разделение потребителей информации по отношению к трем видам информационных потоков - это первый шаг для опреде­ления информационных потребностей сотрудников. Дальнейшее структурирование этих потоков необходимо для того, чтобы предос­тавить каждому работнику тот объем информации, который ему дей­ствительно необходим для работы, поскольку избыток информации так же опасен, как и ее недостаток. Практически каждый работник предприятия является одновременно и потребителем информации, и ее поставщиком для других сотрудников. Поступающая извне или порождаемая на предприятии информация обязательно должна иметь своего потребителя, т.е. быть адресной. В то же время информация

должна быть необходимой и достаточной для выполнения работни­ком своих функций. Анализ структуры информационных потоков на соответствие критерию необходимости и достаточности получаемой потребителями информации позволяет минимизировать как сами ин­формационные потоки, так и нагрузку на потребителей и внутренних производителей информации.

Информационные системы, обеспечивающие производство, об­работку, хранение и использование информации внутри предприятия, подробно описываются в следующих главах. А пока рассмотрим цели мониторинга внешней среды предприятия и существующие для этого возможности.

1.1.3. Мониторинг внешней деловой среды предприятия

Мониторинг внешней деловой среды необходим для своевремен­ной реакции менеджмента предприятия на изменение внешних усло­вий. Нерегулярные входящие информационные потоки используются достаточно редко, однако именно содержащаяся в них информация используется при принятии стратегически важных решений, опреде­ляющих направления развития предприятия, его рыночную страте­гию, структуру, ассортимент и другие столь же важные аспекты. Иногда от своевременно полученной и правильно оцененной инфор­мации зависит само существование бизнеса. Поэтому, хотя периоди­ческие внешние информационные потоки не оказывают непосредст­венного воздействия на повседневную деятельность, их использова­ние для мониторинга состояния внешней деловой среды является настолько важным, что на многих предприятиях создаются специ­альные организационные структуры, занимающиеся информационно-аналитической деятельностью на базе именно этих потоков.

Особую важность поступающая с этими потоками информация имеет в моменты принятия принципиально важных для развития предприятия решений: при создании, реорганизации, смене видов деятельности, изменении ассортимента продукции, выходе на новые рынки и т.д. Наличие на предприятии системы получения и обработ­ки нерегулярных информационных потоков является своеобразной "страховкой" от того, что неприятности обрушатся неожиданно, как гром среди ясного неба.

Эффективность мониторинга внешней среды зависит от квалифи­кации людей, занимающихся этой деятельностью. Дело в том, что

очень трудно поставить формальную задачу этим людям. Ведь для предприятия могут оказаться критически важными незначительные на первый взгляд изменения во внешней деловой среде. А ведь таких небольших изменений ежедневно происходят тысячи, если не мил­лионы. Умение найти такие изменения и способность понять их важ­ность - необходимые качества для людей, занимающихся анализом внешней для предприятия информации.

Изменения, постепенно происходящие и накапливающиеся во внешней деловой среде, приводят к появлению новых и ранее неиз­вестных товаров, услуг, новых направлений бизнеса, но вместе с тем создают ограничения, препятствующие деятельности предприятия или даже делающие эту деятельность невозможной или нецелесооб­разной. Своевременное обнаружение произошедших или грядущих изменений позволяет превратить их в новые возможности, новые конкурентные преимущества, а не новые проблемы.

Можно привести много примеров, когда правильно или" непра­вильно оцененные последствия происходящих изменений приводили к ситуациям, радикально меняющим всю деловую среду. Вот только один из них.

В 1943 г. в США был изобретен полупроводниковый электронный прибор транзистор, который его создатели предлагали использовать вместо традиционных электронных ламп. Американские производите­ли радиоаппаратуры оценили характеристики нового электронного компонента: высокий уровень шума, нестабильность параметров, низ­кая эффективность и пришли к выводу, что транзистор, изобретенный вне радиоэлектронной отрасли и "не тем, кем следует", еще не приго­ден для использования в радиоаппаратуре. Руководители японской фирмы Sony тоже знали обо всех недостатках нового прибора, но они увидели в транзисторе большие возможности и сразу же после завер­шения второй мировой войны приобрели лицензию на его технологию. Через десять лет фирма Sony и другие японские фирмы заполнили ры­нок бытовой радиоаппаратуры США своими транзисторными магни­тофонами, приемниками и телевизорами, практически вытеснив с него американских производителей аналогичных товаров.

Большинство руководителей понимают важность своевременного принятия решений, которые являются ответом на внешние измене­ния. Поэтому на любом предприятии тем или иным образом собира­ется, обрабатывается и используется информация о макроокружении и изменениях, происходящих в его состоянии. Только на одних пред­приятиях это делается нерегулярно и бессистемно, а на других - ор-

ганизуются специальные подразделения, систематически работаю­щие в следующих основных направлениях:

• выявление, структурирование и регулярное уточнение инфор­мационных потребностей предприятия;

• мониторинг и отбор источников информации;

• сбор информации, оценка ее достоверности, полноты и значи­мости;

• анализ информации и выявление тенденций в анализируемых сферах;

• разработка прогнозов и альтернативных сценариев действий предприятия;

• оценка и сравнение альтернативных сценариев, выбор страте­гии действий и принятие управленческих решений для реализации выбранной стратегии.

Построение системы регулярного информационного обеспечения руководителей предприятия качественной информацией о макроок­ружении выполняется в несколько этапов.

На первом этапе определяются информационные потребности предприятия. Для этого облеченные властью люди, как правило топ-менеджеры, должны принять решение, какая именно информа­ция (о каких внешних сферах) представляет интерес.

На втором этапе необходимо обеспечить физическое наличие информационных потоков. Физическое наличие информационных по­токов — это налаженный процесс получения информации на различных носителях. Наиболее распространенными являются бумажные носите­ли (документы, пресса, книги) и электронные носители (файлы, лазер­ные диски, дискеты, базы данных, доступные в режиме on-line). По степени оперативности получения информации базы данных реально­го времени стоят на первом месте. Современные средства информати­ки могут обеспечить быстрый и достаточно дешевый доступ к обшир­ным базам данных, электронным журналам и иным электронным из­даниям. Однако наличие большого числа баз данных имеет как достоинства, так и недостатки. Большой выбор источников информа­ции может существенно затруднять и замедлять процесс поиска. Про­блема поиска информации в Интернете заключается в том, что не все­гда точно известно, где находится нужная информация. Не случайно, что с 2002 г. среди российских пользователей Интернета стали прово­диться чемпионаты по поиску информации.

На третьем этапе устанавливается регулярность мониторинга и определяются формы представления конечных результатов монито-

_йга потребителям (чаще всего - руководителям предприятия). На о новании полученной информации строятся прогнозы и разрабаты­ваются сценарии действий предприятия, учитывающие происходя­щие изменения во внешней среде.

Наибольшее значение для предприятия имеют факторы макроок-пуясения {см. рис. 1.1), которые можно отнести к пяти группам:

• правовые - изменения в действующем законодательстве (осо­бенно касающиеся налогов и бухучета);

• экономические;

• производственные;

• демографические;

• научно-технические.

Изменения в правовом окружении предприятия необходимо от­слеживать регулярно, поскольку практически постоянно вводятся какие-то дополнения и изменения в законодательстве. Отсутствие своевременной информации об изменениях, например, в формах бух­галтерской отчетности может привести к дополнительным расходам или даже к штрафам. Демографические или научно-технические фак­торы не оказывают столь непосредственного и оперативного влияния на деятельность предприятия, однако именно они могут существенно повлиять на общую ситуацию в том бизнесе, которым занимается предприятие. Например, одним из следствий снижения уровня рож­даемости в 1990-х гг. станет резкое снижение числа абитуриентов высших учебных заведений в 2010 - 2015 гг. Естественно, это не мо­жет не отразиться на деятельности вузов, особенно коммерческих. Недооценка руководителями компании IBM, мирового лидера в про­изводстве "больших" компьютеров, коммерческих перспектив произ­водства настольных персональных компьютеров привела к тому, что IBM вышла на рынок персональных компьютеров, когда на нем было уже много производителей, и уже так и не смогла занять на нем ли­дирующего положения.

Таким образом, мониторинг изменений в правовом поле является необходимой регулярной функцией подразделений предприятия, свя­занных с управлением финансами, бухгалтерией и, естественно, юридическими подразделениями. С мониторингом демографических и Научно-технических изменений дело обстоит сложнее именно в сшгу того, что они не оказывают быстрого воздействия на работу тех или иных подразделений предприятия. Поэтому часто просто бывает непонятно, а кто же должен заниматься этим мониторингом. Если на предприятии нет специального человека или подразделения, занимающегося таким мониторингом, то он ложится на руководителей, которые, получая информацию от случая к случаю, сами анализиру­ют ее и сами же строят прогнозы на основе этого анализа.