1.2.4. Единое информационное пространство

Имеющаяся на предприятии информация хранится в разных ин­формационных системах и на разных носителях: как электронных, так и бумажных. Весь объем этой информации образует информаци­онное пространство предприятия. Термин "единое информационное пространство" используется для обозначения такого порядка пред­ставления, хранения информации и доступа к ней, при котором лю­бые сведения, имеющиеся на предприятии, могут быть получены по запросу в различных срезах и сочетаниях. Очевидно, что при нали­чии на предприятии нескольких информационных систем и несколь­ких видов представления информации (в электронном виде и в виде бумажных документов) задача создания на предприятии единого ин­формационного пространства становится не только сложной и трудо­емкой, но и дорогостоящей. Поэтому если руководство предприятия принимает решение о создании на предприятии единого информа­ционного пространства, то первым шагом на пути решения этой за­дачи является определение того, какие именно виды информации должны быть доступны внутри этого пространства, а какие могут оставаться "за рамками" и быть доступны из автономно функциони­рующих систем. Типичным решением является автономный доступ к специализированным информационным системам (например, к пра­вовым) и бумажным архивам. В этом случае в единое информацион­ное пространство включают системы, обеспечивающие получение исчерпывающей информации о внутренней среде предприятия в лю­бых видах, необходимых для анализа деятельности предприятия и; подготовки управленческих решений. Как правило, это учетные сие-1 темы, хотя на некоторых предприятиях к ним добавляются системы электронного документооборота (которые правильнее было бы назы­вать системами коллективной работы с документами) и системы для управления отношениями с клиентами (или CRM-системы - Cus­tomer Relationship Management).

Организация совместного использования нескольких информа­ционных систем для создания единого информационного простран­ства представляет собой сложную методологическую и техническую задачу. Остановимся на некоторых аспектах, которые необходимо иметь в виду при построении единого информационного пространст­ва предприятия на основе совместного использования нескольких учетных систем (рис. 1.5).

В едином информационном пространстве функционируют не­сколько (N) специализированных учетных систем. Каждая из этих систем работает автономно. В каждую учетную систему вводятся первичные (или входные) данные, которые в ней хранятся и обраба­тываются. На выходе система формирует отчеты, представляющие собой результат обработки входных данных. Когда каждая из учет­ных систем работает автономно, цикл ее работы на этом заканчивает-• При наличии единого информационного пространства ситуация сложняется. Для того чтобы можно было получать сводную картину ^еятельности предприятия, необходимо данные из разных учетных _Нь ^{Тем ввес}ти в одну, в которой они будут обработаны и представле-^в сводных отчетах в консолидированном виде. На рис. 1.5 система, в которую вводятся данные из нескольких систем, показана как I центральная информационная система. Ввод данных в центральную информационную систему из остальных информационных систем 1 осуществляется через интерфейсы. На рисунке показан простейший I случай однонаправленных интерфейсов, т.е. таких, когда передача данных осуществляется только в одном направлении - из специали­зированных систем в центральную. В качестве центральной инфор- I мационной системы может использоваться как одна из действующих I на предприятии специализированных информационных систем, так и Я "нейтральная" система, предназначенная только для сбора посту- I пающих в нее данных из специализированных систем, их дальней­шей обработки и представления сводных отчетов (информационное I хранилище).

Типичным примером организации единого информационного I пространства на небольшом предприятии является использование не- I скольких простых специализированных учетных систем - бухгалтер- I ской, складской и базы данных по клиентам. Поскольку каждая из этих систем дает представление только о каких-то своих аспектах I деятельности предприятия, то для получения сводной картины дан-в ные из них вводятся в общую систему, которая позволяет руководи- I телям предприятия видеть общую картину состояния предприятия и I прогнозировать динамику его развития. Центральная информацион- I ная система вовсе не обязательно должна быть сложнее других. Дос- I таточно часто в качестве центральной используется система, разра- 1 ботанная на основе такого распространенного программного продук- I та, как MS Excel. Данные вводятся в MS Excel из других учетных! систем в соответствии с установленными форматами представления I данных, необходимых для формирования сводных отчетов централь­ной информационной системы. Ввод данных в центральную инфор- I мационную систему может выполняться в автоматизированном ре-1 жиме (когда данные экспортируются из одной учетной системы и I импортируются в другую непосредственно или через промежуточ-ный файл), вручную или комбинированным образом. На практике задача объединения нескольких специализированных учетных систем в едином комплексе (едином информационном пространстве) в части I определения, какие данные должны аккумулироваться в центральной I информационной системе, связана с подходом руководства предпри- I ятия к построению единого информационного пространства.

Говоря о формировании единого информационного пространства I предприятия в том понимании, которое мы определили выше, - т.е. I

единого информационного пространства учетных данных о деятель­ности предприятия, - логично предположить, что его построение начинается с определения учетной политики предприятия. Под учет­ной политикой предприятия понимается не бухгалтерский документ, который в соответствии с требованиями действующего законода­тельства обязан быть на каждом предприятии, а общие стратегиче­ские направления того, как осуществляется учет на предприятии: что, как, в каких видах и с какой периодичностью учитывается. Причем под учетом понимается не только бухгалтерский, но и управленче­ский учет.

В сущности, когда мы говорим об учетной политике предпри­ятия, речь идет о системе планирования и контроля деятельности предприятия. То, что планируется, необходимо учитывать, ведь ина­че невозможно получать информацию о деятельности предприятия, а следовательно, - управлять им.