3.2.3. Функциональность и архитектура системы

Функциональность компьютерной системы - это набор функций, который в совокупности определяет ее реальное назначение. В част­ности, современная система управления документами должна обес­печивать все библиотечные сервисы (рис. 3.12).

I.Ведение карточки документа. Карточки настраиваются под специфику организации.

2. Выписка и возврат документов. Обеспечивает возможность работы с документом вне системы. Наличие этой функции важно еще потому, что не все сотрудники организации могут иметь доступ к СУЭД, но они могут отвечать за разработку и согласование докумен­тов. При подготовке документов для внешних организаций документ формируется и отсылается на рассмотрение клиенту.

3. Создание и редактирование документов.

4. Версионностъ и управление версиями. В ходе работы над доку­ментом возникает необходимость вернуться к предыдущей версии, поэтому полезно ее хранить.

5. История работы с документом для учета обращения к доку­ментам и ведения статистики работы, а также подготовки сводных отчетов.

6. Поиск как по атрибутам документа (полям карточки), так и по тексту (содержанию).

Для обеспечения системы разграничения доступа к документам нужно реализовать управление группами пользователей, ролями и т.д. Необходимы маршрутизация документов для выполнения контроля исполнения документов и поручений, а также поддержка работы с электронными документами различных форматов. Важное значение имеет интеграция с электронной почтой, что предполагает возмож­ность сохранения в архиве почтовых сообщений и прикрепленных файлов, отправку документов по почте. Адекватная замена бумажно­го документооборота возможна только при наличии средств работы со сканированными изображениями документов.

Наиболее развитое современное программное обеспечение для систем документооборота позволяет создать Web-представительства организаций, не прибегая к существенным дополнительным трудоза­тратам. Это делается не только для того, чтобы клиенты получили комплексное решение, но главным образом для предоставления воз-

можности создания систем корпоративного взаимодействия на базе электронного документооборота с использованием Интернета и Ин-транета. Внедрение развитой системы управления электронными до­кументами позволит обеспечить сопровождение целого ряда основ­ных бизнес-процессов в современной организации (рис. 3.13).

Развитие СУЭД за счет включения в работу дополнительных мо­дулей позволит расширить ее возможности, обеспечивая следующие процессы:

• учет и хранение договоров;

• обработку заявок сотрудников;

• подготовку совещаний;

• формирование сводных планов и отчетов;

• планирование мероприятий;

• идентификацию и аутентификацию пользователей;

• поддержку электронной цифровой подписи.

В аспекте централизации информации система управления элек-хронными документами может содержать несколько баз данных, объ­единяющих используемые сведения:

• нормативные и юридические документы;

• сканированные оригиналы документов (электронные образы);

• приказы, распоряжения, поручения;

• внутреннюю корреспонденцию и отчеты;

• переписку с клиентами и поставщиками;

• информацию от подразделений.

Архитектура СУЭД включает в себя четыре блока (рис. 3.14). Блок общесистемных словарей должен содержать основные справоч­ные сведения, которые используются сотрудниками организации. Общесистемные сервисы предназначены для хранения форм доку­ментов, а также обеспечения маршрутизации документов при осуще­ствлении документообмена. Функциональные подсистемы поддер­живают основные процессы, протекающие в организации. Электрон­ный архив позволяет сохранять документы для возможнЪсти ретроспективного обращения к ним.

В настоящее время рынок информационных технологий предла­гает достаточно длинный ряд систем управления электронными до­кументами. Некоторые из них приведены в табл. 3.1.

Таблица 3.1
Система	Разработчик	Платформа
LanDocs	Ланит	Microsoft
Дело-Предприятие	Электронные офисные системы	Microsoft
DocVision	Digital Desing	Microsoft
OPTIMA-WorkFlow	Оптима	Lotus Notes
Босс-Референт	АйТи	Lotus Notes
CompanyMedia	Интертраст	Lotus Notes

3.2.4. Электронный архив образов документов

Едва ли нужно убеждать кого-либо в необходимости хранения документов. Проблемы и технологии хранения документов неодно­кратно рассматривались различными авторами. Вопросам сохранно­сти документов посвящена целая наука - архивоведение. Область распространения этой науки достаточно широка: архивы создаются на государственном, ведомственном, муниципальном уровнях, обра­зуются архивы предприятий и организаций. Только благодаря архи­вам мы сегодня имеем возможность знакомиться с уникальными до­кументами, хранящими сведения о "делах давно ушедших дней".

Да, архивы, безусловно, уникальны. Однако тот, кто пытался ра­зыскать необходимую информацию даже в обыкновенной годовой подшивке газет, может поделиться опытом о весьма и весьма непро­стой задаче. Во-первых, сама подшивка (даже за один год) довольно объемна, а во-вторых - кто же позволит выносить архивные доку­менты для спокойной, неторопливой работы с ними. Да и вообще, архивы - не то место, где работать могут все без исключения. Кроме того, архив бумажных документов, даже в небольшой организации, постоянно пополняясь, растет довольно быстро, и поэтому рано или поздно возникает дефицит ресурсов хранения. Именно это на сего­дняшний день является причиной существования запасников, в кото­рых до сих пор находятся значительные объемы документов.

Действенную помощь в решении проблемы могут оказать инфор­мационные технологии. Именно с их помощью организуются элек­тронные архивы. Термин "электронный архив" не нов. Сегодня уже

привычным стало понимание сотрудниками многих организаций и предприятий необходимости хранить версии электронных докумен­тов, которые циркулируют благодаря СУЭД или, как часто еще их именуют, системам электронного документооборота. В данном слу­чае вроде бы все понятно: создаем электронный документ и наряду с отправкой адресату сохраняем его конечную версию (а можно и все промежуточные) в базе данных. В этом случае возможно при необхо­димости и при наличии разрешенного доступа к базе просмотреть документ и использовать нужные данные в последующей работе.

Вот теперь следует вспомнить о еще одном аспекте работы с до­кументами. Увы, еще не везде в нашем обществе достаточно развиты электронные коммуникации, не все организации используют в своей работе системы электронного документооборота, да и расцвет самого электронного документооборота в нашем государстве, судя по всему, еще впереди. Недаром в Федеральной целевой программе "Элек­тронная Россия" одним из направлений предусмотрено развитие именно электронного документооборота. А пока еще значительны потоки циркулирующих бумажных документов, которые приходят в организации в единственном экземпляре, но пользоваться ими в по­вседневной деятельности приходится многим сотрудникам. В качест­ве примеров подобных документов можно привести следующие:

• договоры;

• проекты;

• нормативные и законодательные акты;

• картотеки различного типа;

• формуляры:

• архивные документы, папки;

• книги, журналы;

• чертежи, техническую документацию;

• рисунки и карты;

• входящую почту;

• микрофотоносители.

^ Что в этом случае делать? Организовывать очередь пользовате­лей документов? Хорошо, если желающих поработать с такими до­кументами окажется немного. А если организация велика и спрос на Документ достаточно высок?

Выходом из этой ситуации может служить создание электронного архива образов документов, позволяющее предприятию перейти к современным технологиям хранения и использования документации,

обеспечить оперативный поиск, надежное хранение документальных данных и оперативную доступность каждого архивного и входящего документа. После формирования такого электронного архива работа персонала с документами будет осуществляться не с бумажными до­кументами, а с их электронными копиями. Последовательность эта­пов создания электронного архива приведена на рис. 3.15.

Процесс создания электронного архива начинается с этапа разра­ботки и проектирования. Успешная реализация замысла в значи­тельной степени зависит от глубины и добросовестности проведения экспертизы деятельности организации, тщательности разработки проектной документации и полноты учета пожеланий при экспери­ментальной проверке на стадии пилотного проекта.

В ходе второго этапа проводится оснащение предприятия или ор­ганизации комплексом архивного хранения в сочетании с модулем текущего ввода документов.

Весьма важное место в переводе деятельности предприятия к ра­боте с электронным архивом занимает интеграция новой системы. В

процессе этого этапа должна быть установлена ее связь с работаю­щими системами управления электронными документами и приме­няемыми бизнес-приложениями. Успешная интеграция и развитие инфраструктуры обеспечат возможность работы с хранимыми доку­ментами в уже привычных программных средах, что сократит время внедрения и снизит дискомфорт персонала, достаточно часто сопро­вождающий внедрение новых технологий.

Непосредственное формирование содержательной части архива проводится на этапе наполнения, где осуществляются сканирование и индексация актуальной части существующего архива. Именно на этом этапе выполняется перевод документов в электронную форму на основе распознавания сканированных текстов. Оцифрованная ин­формация после этого уже может обрабатываться программными средствами, а индексация полей документов обеспечит возможность проведения последующего поиска необходимых данных. Правиль­ность отбора данных для индексации позволит в дальнейшем сокра­тить время поиска.

Этап внедрения включает в себя стадии запуска комплекса и обу­чения персонала порядку работы с системой.

Немаловажное значение имеет этап сопровождения, на котором осуществляются поддержка и сервисное обслуживание электронного архива. Качество работы системы напрямую зависит от уровня под­готовки обслуживающего персонала, поэтому к обслуживанию элек­тронного архива должны привлекаться специально обученные спе­циалисты.

Структура программно-аппаратного комплекса предприятия с использованием электронного архива приведена на рис. 3.16. Поль­зователи в процессе работы используют различные приложения, обеспечивающие обработку информации в соответствии с функцио­нальными задачами сотрудников предприятия. Помимо работы с те­кущей информацией очень часто деятельность работников предпри­ятия требует обращения к ретроспективным документам, которые хранятся в архиве. Электронный архив обеспечивает связь с рабочи­ми приложениями посредством интерфейса доступа, интегрирующе­го архив с информационной системой предприятия.

Начальное наполнение электронного архива проводится в про­цессе выполнения так называемого "залпового ввода", который осу­ществляется сразу после оснащения предприятия рассматриваемой системой.

Учитывая, что, как правило, подобные системы устанавливаются намного позже начала деятельности предприятий, одной из причин необходимости образования электронных архивов служит значитель­ный объем накопившихся бумажных документов. Особенно это ха­рактерно для регистрационных, информационных или учетных орга­низаций. В этой связи в интересах сокращения сроков оцифровки существующих массивов в процессе первичного наполнения архива представляется целесообразным привлечение ресурсов сторонней организации, специализирующейся на создании электронных архи­вов. Второй причиной использования сторонних ресурсов является то, что дорогостоящая специализированная аппаратура, предназна­ченная для оцифровки больших массивов документов, используется один раз, только при первичном наполнении архива, и в последую­щем предприятию не нужна. Это, например, относится к универсаль­ным "книжным" сканерам, скоростным промышленным сканерам, комплексам высококачественного сканирования, которые могут ис­пользоваться для сокращения сроков подготовки архива. Третья при­чина состоит в том, что организация получает готовый электронный архив без передачи документов, а это имеет особое значение при на­личии в массивах документов ограниченного доступа.

Процесс текущего ввода документов (рис. 3.17) предназначается для расширения электронного архива в повседневной работе. Пра­вильная организация работы с документами при расширении создан­ного электронного архива осуществляется обученными сотрудника­ми предприятия.

При использовании специализированных программ формирова­ния электронных архивов (например, Saperion) в процессе распозна­вания индексируемых документов возможны автоматическое разне­сение информации по индексным полям, разделение ввода индексной информации по операторам, когда каждый из них будет вносить только какую-то часть информации, а также использование систем­ных переменных, которые будут автоматически заносить информа­цию в индексные поля (дата ввода документа, идентификатор опера­тора и т.д.). Единое хранилище данных электронного архива органи­зуется на основе оптимальной комбинации технологий хранения, базирующихся на применении RAID (Redundant Array of Independent Disks - дисковые массивы), ленточных накопителей, использовании

различных (в зависимости от потребностей) компакт-дисков (CD, DVD, МО). К основным принципам, используемым при создании хранилищ данных, следует отнести централизацию процедур резер­вирования, миграции, экспорта и распространения информации, а также эффективность управления правами доступа. Выбор тех или иных компонентов при создании хранилищ осуществляется исходя из следующих измеряемых параметров:

• стоимости единицы хранения;

• надежности;

• возможности прямого доступа к данным;

• времени доступа;

• скорости передачи данных.

По оценкам специалистов, объем информации удваивается каж­дые 6 лет за счет глобализации и интеграции экономики, использова­ния интернет-технологий и электронной коммерции.

Мировой рынок систем управления документами увеличивается в среднем на 20 - 30 % в год и к 2005 г., как ожидается, может достиг­нуть 35-40 млрд долл., поскольку 80 % всей информации продолжа­ет храниться на бумажных носителях. Традиционный архив занимает много места, необходимого для картотек, папок, светокопировальных устройств и тому подобных атрибутов. Кроме того, требуются значи­тельные трудозатраты для сортировки, регистрации и поиска доку­ментов, а также для возврата их в архив. К сожалению, далеко не все организации и предприятия могут похвастаться безупречно налажен­ной работой с документами. При отсутствии должной регламентации нередки случаи задержек в получении необходимых сведений из-за того, что документ нужно сначала найти. В худшем случае сотрудник может даже не получить необходимую информацию, потому что нужную папку взял кто-то другой или документ был положен не на свое место после последнего возвращения. В таких ситуациях осо­бенно проявляются достоинства электронного архива:

• компактность;

• высокая скорость доступа к архивной информации (документ загружается на экран монитора в течение нескольких секунд);

• эффективная маршрутизация документов;

• архивация для всех потребителей и приложений в одной среде;

• возможность параллельной работы с документом нескольких пользователей;

• способность системы отслеживать все изменения, внесенные в документ, и хранить полную историю редакторских правок.

Никто не оспаривает безусловного права на существование тра­диционных архивов. Однако чрезвычайно высокая скорость развития информационных технологий, адекватно сопровождающая тенден­ции роста уровня информатизации общества и бизнеса, заставляет задуматься о будущем.