8.3. Обследование объекта и органов управления

Руководители, включившие в планы своей деятельности про­грамму автоматизации предприятия или организации, обязательно должны представлять себе, что полноценный успех создания и вне­дрения новых технологий закладывается на самом раннем этапе — в процессе обследования органов управления автоматизируемого предприятия. Наиболее ярко значимость качественного проведения обследования проявляется при комплексной автоматизации предпри­ятия или организации.

Создание предпосылок успешной автоматизации предприятия в равной степени зависит как от исследования структуры предприятия и изучения комплекса решаемых задач, так и от правильного доку­ментирования результатов обследования. Важность последнего ас­пекта определяется тем, что именно правильное и наглядное пред­ставление полученной информации обеспечивает возможность пол­ного учета всех факторов, которые существенным образом влияют на эффективность работы автоматизируемого предприятия.

Дальнейшее изложение узловых вопросов процесса обследования преследует цель сформировать у руководителей четкое представление об основных положениях методики обследования, что поможет обеспе­чить надлежащий контроль за качеством проведения этого первостепен­ного по важности этапа автоматизации предприятия (организации).

8.3.1. Общая характеристика процесса обследования

Основной целью методики обследования объектов и органов управления является обеспечение методического единства способов и форм сбора, обработки и представления информации, необходимой для формирования технического задания на разработку программно­го обеспечения, предназначенного для последующего применения в деятельности предприятия.

Методика обследования должна строиться таким образом, чтобы информация, получаемая в результате обследования, всесторонне характеризовала объект, систему и процесс управления предприяти­ем или организацией. Кроме того, методика должна обеспечивать обоснованное формирование структурной схемы объекта, а также используемых алгоритмов управления.

Процесс обследования объектов и органов управления предна­значен для решения следующих задач:

^ • получения наиболее полной и систематизированной исходной информации о процессах функционирования объектов и систем управления;

• анализа собранной информации и формирования совокупности исходных данных;

• обоснования проектных решений и разработки информацион­но-лингвистического обеспечения, а также специального математи­ческого и программного обеспечения.

Проведение работ по обследованию предприятия осуществляется по двум основным направлениям.

Первое направление включает непосредственный сбор и пред­ставление исходной информации о следующих вопросах:

• о существующей системе и объектах управления;

• о задачах, решаемых предприятием в целом, его отдельными объектами (подразделениями), должностными лицами, объединен­ными в функциональные группы;

• о порядке (алгоритмах) и способах решения задач;

• о составе информации, необходимой для решения задач в про­цессе управления информационным обменом.

Второе направление охватывает следующие работы:

• анализ полученной информации;

• оценку ее достоверности, полноты и связанности;

• формализованное описание процессов управления в целях созда­ния многоуровневой информационной модели процессов управления.

Основной целью обследования предприятия является формирова­ние информационной модели, объединяющей процессы, протекаю­щие в системе. Объектом исследования при разработке и последую­щем использовании информационной модели является процесс управления структурными подразделениями и бизнес-процессами. Предметом исследования при этом являются информационные про­цессы, протекающие в системе управления организацией.

Результатом исследований является формализованное описание оперативных и системотехнических аспектов информационных про­цессов, процессов обработки информации в автоматизированной сис­теме управления. Это описание осуществляется в соответствии с раз­работанным методическим аппаратом. Таким образом, конечным ре­зультатом исследований является информационная модель, которая ложится в основу методики автоматизированной разработки и веде­ния компонентов информационного и лингвистического обеспечения автоматизированной системы. Методика включает в себя ряд опера­ций, выполняемых на различных этапах обследования, и обеспечива­ет формирование обоснованных форм представления информации, выявленной в процессе обследования.

На базе результатов обследования разрабатывается структурная схема объекта и его органов управления, которая объединяет все подразделения. Эта структурная схема, таким образом, должна отра­жать состав обследуемой системы управления. При этом, безусловно, должны быть учтены функциональные связи подразделений между собой. Кроме того, принимаются во внимание связи обследуемой системы с объектами управления взаимодействующих систем, если автоматизируемое предприятие работает в кооперации с какими-либо внешними организациями.

На основе результатов обследования создаются алгоритмы управления, которые можно условно разделить на три типа.

1. Оперативный алгоритм управления, определяющий порядок управления в системе - последовательность принятия решения должностными лицами во всех звеньях управления в ходе реализации функций управления. Фактически это отражение общих вопросов управления, не связанных с техникой, но вытекающих из решения задач принятия решения. К числу требований при формировании оперативного алгоритма относится обязательная детализация до ти­повых объектов управления различных уровней иерархической (как правило) структуры управления предприятием или организацией.

2. Функциональный алгоритм управления, дающий представление о процессах решения конкретных задач на объектах управления каж­дого уровня.

3. Информационный алгоритм управления, предназначенный для представления порядка обмена информацией при решении задач. Этим алгоритмом должен быть определен состав информации обмена и ее характеристики.

Информационная модель обследования предприятия включает следующие компоненты (рис. 8.4):

• оперативный алгоритм управления;

• системный алгоритм управления;

• функциональный алгоритм управления;

• алгоритм преобразования информации;

• комплект форм документов;

• состав информации обмена;

• словарь терминов.

При формировании информационной модели учитываются: _х • условия управления (регулярные, нештатные); ⁴ • уровень (звено) управления;

• состав должностных лиц и формы их деятельности;

• средства, необходимые для реализации функций управления;

• цели и задачи, решаемые на каждом уровне управления;

• функции управления;

• особенности подготовки и принятия управленческих решений. В результате обследования должны быть однозначно определены:

• задачи, решаемые органами управления (структурными под­разделениями) разных уровней иерархии;

• работы, выполняемые должностными лицами органов управле­ния при решении конкретных функциональных задач;

• состав исходной информации при решении задач, а также со­став выходной информации, оформляемой в виде документов;

• все взаимные устойчивые связи при решении задач с указанием состава информации взаимообмена и ее характеристик;

• требования к оперативности и точности решения расчетных задач;

• сведения о конкретных расчетных величинах, применяемых методах расчетов и составе исходных данных, необходимых для про­ведения расчетов;

• данные о важности обрабатываемой, хранимой и циркулирую­щей информации, используемой в процессе управления.

Структурная схема методики обследования предприятия пред­ставлена на рис. 8.5.

На этапе I уточняются структурная схема обследуемой системы, перечень решаемых системой задач управления и разрабатывается оперативный алгоритм управления.

Процесс формирования оперативного алгоритма управления мо­жет быть представлен следующим образом.

1. Для конкретной управленческой структуры формируется пол­ный перечень задач управления.

2. Для каждой задачи управления определяются перечень элемен­тов, объективно необходимых для ее решения, и перечень оценивае­мых элементов, необходимых для обоснования решений.

3. Для каждой задачи управления задается порядок решения в ви­де последовательности движения перечня оцениваемых элементов решения как внутри объекта, так и между звеньями управления.

4. Для каждого звена управления перечень элементов делится на оцениваемые элементы и элементы решения данного звена управле-

ния в соответствии с его полномочиями (разработка структурных схем органов управления).

Совокупность описаний алгоритмов решения всех задач управле­ния представляет собой оперативный алгоритм.

На этапе II разрабатываются функциональные и информацион­ные алгоритмы управления объектами.

На этапе III на основе полученных функциональных и информа­ционных алгоритмов уточняется оперативный алгоритм. Кроме того, этот этап обеспечивает проведение "стыковки" по информации функциональных и информационных алгоритмов управления, полу­ченных для каждого типового объекта управления.

Главным результатом обследования является реальная возмож­ность выработки технических требований к создаваемой автоматизи­рованной системе управления и подготовке исходных данных, необ­ходимых для обеспечения ее проектирования.