Часть 4 Общие сведения об аудите Понимание процесса аудита
Первичное понимание термина «аудит» можно вывести из следующего определения: «Аудит - это официальная проверка счетов соответствующими инстанциями перед свидетелями и поручителями». Это полезное определение, так как акцент здесь делается на трех положениях:
Необходимость того, чтобы процесс аудита был официальным и, следовательно, пользовался уважением со стороны высшего руководства.
Необходимость говорить с людьми.
Важность проверки объективных свидетельств.
ISO 9001:2000 определяет «аудит» как систематический, независимый и документированный процесс для получения аудиторских свидетельств для объективной их оценки, чтобы определить степень, в которой исполняются критерии аудита».
Опять-таки, систематичность относится к необходимости процессу аудита быть структурированным и целенаправленным. Независимость его обеспечивает беспристрастность, а оценка результатов (находок) должна быть объективной и базироваться на объективных свидетельствах. В этом случае аудитор может определять, достигнуты ли цели аудита.
Три типа аудита
Несмотря на то, что большинство книг фокусируется, в основном, на подходах аудита третьей стороны - таких аудитах, которые проводятся для определения соответствия организации регистрироваться по стандарту ISO 9001:2000 - читателю следует понимать, что существует три типа аудита:
Внутренний, или первой стороны. Сотрудники организации проверяют деятельность своей организации
Аудит второй (заинтересованной) стороны. Потребитель проверяет поставщика в различных точках цепочки поставок (производственной цепочки) (либо вы проверяете деятельность своих поставщиков, либо ваши потребители – вашу деятельность).
Аудит третьей стороны. Этот аудит обычно проводится с целью сертификации представителями независимых организаций.
В каждом из этих трех случаев проходящие аудит заинтересованы в одном и том же: чтобы аудит добавил ценность в их деятельность (чтобы аудит принес пользу). Насколько необходимо разместить акценты на адекватности и результативности системы менеджмента качества, настолько же и на строгом следовании принятым документам по процедурам и процессам.
Традиционный, основанный на критериях, аудит
Представляется неправильным для аудиторов использовать в качестве контрольного листа (вопросника) 20 требований стандарта ISO 9001:1994. В стандарте сказано «вы должны...» и аудитор говорит: «Покажите мне, что вы делаете …(как вы делаете …)». Это аудит, базирующийся на критериях, – требование стандарта включается в вопрос. Пример такого списка вопросов приведен в части 6.
Аудит такого типа, несмотря на всесторонность, нередко все-таки не достигает тех целей, ради которых проводится аудит. Слишком много внимания уделяется букве стандарта и недостаточно добавляющему ценность вкладу аудита или результативности такого соответствия.
Строгое следование требованиям стандарта часто напоминает ситуацию «аудит сам по себе», схематически изображенной на рисунке 4.1. Каждый отдельный вид деятельности, представленный квадратиком может быть реализовываться успешно с помощью шагов, определенных в процедуре, но конечный результат, как выход процесса, никуда не годится. Это происходит потому, что многие процессы разрабатываются как набор операций (операция за операцией), а не как всеобъемлющий процесс, ориентированный на конечный результат. Аудит, основанный на критериях, может пропустить проблемы, связанные с взаимодействием внутри системы. Новый процесс-ориентированный подход к аудиту может быть успешным, только когда мы отойдем от аудита, основанного на критериях, и придем к процесс-ориентированному аудиту. Об этом мы поговорим в части 6. Сейчас отметим только, что аудиторы должны понимать базовые предпосылки простой процессно-ориентированной модели, показанной на рисунке 4.2
слабые стороны аудита, основанного на критериях
Верность процедуре в ущерб качеству конечного результата
Х
=
Рис. 4.1 Аудит, основанный на критериях.
Источник: Eurospan Developments Ltd. QMS Auditor/Leader Auditor Course 2000, раздел 7. Используется с разрешения.
Риз. 4.2 Простая процесс-ориентированная модель
Источник: Eurospan Developments Ltd. QMS Auditor/Leader Auditor Course 2000, раздел 7. Используется с разрешения.
Как показывает эта модель, аудитор должен придерживаться пяти принципов в отношении взятого в целом процесса:
Каковы входы от предыдущего процесса в последующий?
Каковы виды деятельности на этой стадии процесса?
Какие ресурсы используются, как они спланированы и контролируются?
Какие средства управления используются, чтобы убедиться, что деятельность внутри процессов поддерживается в соответствии с требованиями?
Как измеряются выходы процессов на предмет соответствия?