Персональное поведение

На первый взгляд кажется, что стиль жизни аудитора эффектен. Командировки здесь, там, в общем, везде. Но аудиторы проводят сотни ночей в году в гостиницах, задают одни и те же вопросы коллегам, получают однотипные ответы, и так из года в год, из года в год. И не удивительно, что в четыре часа пополудни на четвертый день своего четыреста сорок четвертого аудита на лице аудитора появляется отсутствующее выражение и мышление становится рассеянным. Демонстрировать энтузиазм, энергию и интерес к происходящему может быть довольно трудно. Поэтому для аудитора просто необходимо правильно питаться, соблюдать режим труда и отдыха, высыпаться, делать перерывы в работе примерно через каждый час – просто чтобы остановиться и немножко подумать. Заинтересованность, использование положительного языка жестов (кивание в знак согласия или понимания головой), повторение минимума из того, что только что было сказано аудитируемым – все это хорошие знаки.

Со всех точек зрения аудитору также хорошо быть вежливым, учтивым и готовым помочь аудитируемому. Не следует радоваться тому состоянию беспокойства или нервозности аудитируемого. Даже самые опытные работники совершат какую-нибудь оплошность, если у них за спиной находится аудитор. Поэтому ведите себя проще и будьте к ним дружелюбны.

Самые большие враги аудитора это, конечно, его глаза и лицо, потому что именно по ним аудитируемый может прочесть истинную реакцию аудитора на ответ, данный ему. Очень важно ничем не показать своего недоверия, сомнения или скепсиса. Следите за тем, чтобы ваши брови не лезли вверх, губы не поджимались в скептической усмешке – все это может иметь серьезные последствия.

Встречаются также представители компаний, проходящих аудит, которым доставляет удовольствие поставить аудитора в неловкое положение, заставить его проявить недостаток знаний. Они могут попытаться заставить аудитора карабкаться по лестнице на крышу перерабатывающего цеха чтобы проверить показания счетчика в то время, как в теплом и относительно безопасном кабинете отдела приемки и контроля имеется камера, способная показать этот прибор (увы, такое случалось!). В подобных случаях лучшим выходом для аудитора будет спокойствие и юмор. Больше дела – меньше слов.

В конце разговора с вами рабочее место аудитируемого выглядит в беспорядке – это не удивительно: во время беседы просматривались различные папки, доставались отчеты, списки, документы, и все эти бумаги теперь красуются у вашего собеседника на столе. Предложите ему помочь прибраться и посмотрите на его реакцию! Они не могут дождаться момента, чтобы избавиться от вас, поэтому ни один из них не примет вашего предложения (но понаблюдать за их реакцией забавно).

Это у слонов долгая память, а аудиторы ведут записи

Ведение заметок – одна из важнейших составляющих процесса аудита. Для представления полного отчета команде менеджеров проходящей аудит фирмы, необходимо вести записи имен, дат, по продукции, мест посещения, номеров партий и других данных. Если на итоговом совещании аудитор заявляет, что не обнаружил свидетельств того, что план проектирования обновлен, со стороны менеджеров вполне закономерен вопрос: «Какой план?» И аудитору в этом случае не плохо бы сослаться на номер документа. В качестве совета предлагается, чтобы по любому документу, который собираетесь использовать для ссылки, следовало бы справиться у своего сопровождающего и по возможности снять с этого документа копию. В крайнем случае выясните, как организация определяет местонахождение этого документа, на случай, если придется снова к нему обратиться. Искать ли его по имени клиента, номеру проекта, дате, по другим данным? Вряд ли имеет смысл записывать имя клиента, если организация индексирует записи по номеру проекта.

Вести заметки – это вопрос дисциплины. В первые полчаса работы все аудиторы успешно это делают. Но потом, по мере того, как аудит с течением времени продвигается дальше и становится интересным, может быть, даже поучительным, записи становятся все более и более краткими. Их делают на кусках бумаги, на обороте вопросника, на манжете, и часов шесть спустя, при составлении отчета, аудитор обнаруживает, что его заметки в некоторой степени беспорядочны.

Делайте заметки обо всем, что происходит в процессе аудита. Будьте готовы прервать на время беседу и объясните своему собеседнику, что вы делаете кое-какие заметки. Замечайте Не делайте заметок только недостатков. Сотрудники, проходящие аудит, очень быстро это выясняют и сообщают друг другу за обедом.

Никогда не оставляйте вопросники или свои заметки в доступном месте, когда уходите обедать. В некоторых организациях вернувшийся с обеда аудитор с удивлением обнаруживает, что всем уже известно, о чем их будут спрашивать. Любопытно, верно?

Ведение заметок требует времени. Они должны быть логичны и структурированы, а также разборчивы. Балансируя с клавиатурой на одном колене, с руководством по качеству, стандартом и процедурами под одной рукой, вопросники и копии документов - под другой, такая ситуация не способствует разборчивости почерка.