Общие положения

Аудит был заказан компанией Molex Interconnect A.G. (клиент), которая закупает продукцию за пределами Европы с целью его перепродажи в Европе. Организация расположена в Эйндховене, Нидерланды, для транспортировки и складских работ нанимает субподрядчиков.

Был проведен аудит у основного провайдера по складским услугам, в котором было установлено много несоответствий. При последующем аудите было мало свидетельств того, что организация предприняла какие-либо корректирующие действия и был установлен еще один срок для их организации и выполнения. Еще один аудит снова установил, что не были предприняты позитивные корректирующие действия, поэтому было принято решение прервать контракт и найти другого провайдера по складским услугам.

В качестве нового субподрядчика была выбрана компания BAX Global Logistics BV. Процесс перехода к сотрудничеству с новой организацией был спланирован на плохо из-за недостатка времени, поэтому результаты работы за первый месяц оказались низкими. Было решено провести аудит, чтобы выработать план по улучшению.

Область распространения аудита включала следующее:

• Аудит был нацелен выяснить степень соответствия системы субподрядчика стандарту ISO 9001, определить результативность системы и идентифицировать области для улучшения.

• Место проведения - на складе фирмы BAX Global Logistics, расположенном в Эйндховене, на котором работает примерно тридцать сотрудников.

• Операции: приемки, хранения, сортировки, упаковки и доставки компонентов по цепочке согласно требованиям потребителя. Таким образом, исследовались следующие процессы:

  • Технология приемки товаров (обработка на входе, по мере поступления);

  • Содержание продукции на складе;

  • Сортировка;

  • Упаковка/маркировка;

  • Отгрузка (производство работ на выходе).

• Ключевые индикаторы деятельности следующие:

  • Безошибочность инвентаризации, учета (цель — 99,9%; в реальной деятельности - примерно 93%)

  • Точность отгрузки (цель - 500 частей на миллион единиц; в реальной деятельности - 6000 на миллион единиц)

  • Время для обработки товаров при приемке (цель - 99% соответствия требованиям GPRT; в реальной деятельности - 50%)

  • Своевременность поставки (цель - 100%; реальность - 85%)

Признательность

Любой отчет об аудиторской проверке хорош лишь в той мере, в какой он стимулирует к дальнейшим действиям. Действия предпринимаются не аудиторами, а членами организации, готовыми вложить свое время и свои усилия в необходимые корректирующие действия. Этот учебный пример представляет собой действительную успешно завершившуюся историю, но это было бы невозможно без усилий со стороны следующих лиц:

Эмона МакАливи, главный управляющий, Molex Interconnect A.G.

Лекса Клетона, BAX Global Logistics BV

Реиньрера Реммелинка, менеджера по качеству, Molex Interconnect A.G.

Эда Вийнховена, директора офиса BAX Global Logistics BV

Отчет по аудиту

Отчет по аудиту высветил много проблем, связанных с плохим планированием деятельности и непониманием сложностей по ассортименту товаров клиента. Также были идентифицированы проблемы, относящиеся к процессам, в том числе:

• Поступающая продукция не упакована изготовителем в соответствии с ранее согласованным нормативным количеством упаковок. Как следствие, до 300 человеко-часов в месяц тратится на то, чтобы переупаковать и заново маркировать продукцию (см. ISO 9001:2000, параграф 7.4.3);

• Так как склад предварительно не извещался о поставках, то когда из Соединенных Штатов или Японии осуществлялись большие поставки, в тот момент отсутствовали ресурсы для их обработки путем приемки товаров (см. ISO 9001:2000, параграф 6.1);

• Расположение складских помещений не давало возможности функционировать последовательным потокам продукции, что приводило к беспорядку во время проверки, переупаковки, или к сомнениям (см. ISO 9001:2000, параграф 6.3);

• Единицы продукции размещались в соответствии с наличием свободного места, вне зависимости от частоты, с которой производилась их сортировка, в результате чего некоторые полностью отсортированные единицы продукции могли оказаться на задворках склада в труднодоступных местах. Это вызвало задержки в работе с ними (см. ISO 9001:2000, параграф 4.1 [f].);

• Сортировочные листы были едва читаемы из-за плохого качества принтерной печати и неадекватного освещения помещения; сортировщики и упаковщики не были осведомлены о номерах партий, документах на продукцию, требованиях к маркировке и так далее. Как результат, многие заказы были отсортированы неправильно с недогрузом или перегрузом, что являлось источником постоянных жалоб клиентов (см. ISO 9001:2000, параграф 6.2.2.[d].);

• На работах использовалось много частично занятого персонала, который не прошел необходимую в полной мере подготовку, а также было обнаружено слишком мало свидетельств их обязательств по отношению к организации или достижению требуемого уровня качества (см. ISO 9001:2000, параграф 6.2.2.[d].);

• Помещение для отправки товара, где упаковщики готовили заказанные партии товаров для отгрузки, плохо распланировано и подготовлено, вызывая беспорядок в комплектации отгружаемых партий (см. ISO 9001:2000 параграф 6.4).