Тактика аудитируемого

Кошмарные знаменитости, которые присутствуют в сценариях ролевых игр на курсах аудиторов, в реальной жизни, к счастью, достаточно редки. И все же они существуют, и обращение с ними является важным навыком для аудитора.

Эти персонажи можно разделить на несколько категорий:

• отнимающие ваше время (постоянные опоздания на интервью, походы в поисках документов, прерываемые интервью)

• провокаторы (те, которые все время ставят под сомнение возраст аудитора, его компетентность или его честность)

• те, у кого всегда есть отговорки (особые обстоятельства)

• те, кто пытается дать аудитору взятку (очень редки, но будьте осторожны в отношении золотых зонтов, хрусталя и экстравагантных трапез)

• те, кто восхваляет аудитора (фальшиво льстит и пытается создать видимость дружбы)

• жизненно важные работники и отсутствующие (Спросите, что случится, если жизненно важного работника не будет на месте продолжительное время. Берегитесь больных, хромых и ленивых, которые вдруг теряют способность быстро перемещаться, поднимать коробки и подниматься по лестницам)

Что может пойти не так, как надо

В нашем обсуждении первого совещания, на котором обычно все идет как надо, мы, тем не менее, привели достаточно длинный список того, что может пойти не так. Во время процесса аудита ситуация часто развивается не так, как бы хотелось. Список проблем слишком длинный, чтобы приводить его весь целиком, поэтому ограничимся лишь наиболее общими проблемами, чтобы вы их осмыслили:

• аудитируемый куда-то пропал

• аудитируемый становится вспыльчивым

• двое аудитируемых затевают спор

• аудитируемый заявляет, что то, что вы обнаружили, даже лучше, чем спецификация

• аудитируемый утверждает, что аудитор действовал неадекватно (неуместно)

• аудитируемый делает краткосрочные коррекции, не адресованные к корневой причине проблемы

• реальность не соответствует тому, как это определено в документах по процедурам или процессам

• аудитируемый объясняет, что причина невыполнения требований кроется в несоответствующем сырье

Несколько минут для рассмотрения вашего отклика на каждую из этих ситуаций в спокойном состоянии при прочтении этой книги позволят вам впоследствии профессионально реагировать, встреться какая-либо из них в реальности.

Часть 10 Отчет по результатам наблюдений и несоответствиям Как и когда сообщать о результатах аудита

На результаты аудита обращается внимание эскорта и руководителей соответствующих департаментов и подразделений в течение всего процесса аудита - это позволяет избежать сюрпризов на заключительном совещании. Если аудит занимает много времени, команда аудиторов может устраивать промежуточные презентации (совещания) по своей работе для руководящего состава.

Первое формальное представление всех результатов аудита происходит на заключительном (итоговом) совещании (встрече). Это задача главного аудитора и других членов команды – каждый, обычно, представляет свои результаты аудита. Сразу же после завершения совещания или спустя какое-то довольно краткое время компании будет передан письменный отчет.

Методом составления отчета по аудиту следует охватить следующие тематические разделы:

• область применения

• цели

• сильные стороны

• несоответствия

• области, требующие улучшения

• заключения

• рекомендации

Предшествующие заглавия – в добавление к последующей очевидной информации:

• название компании

• имена сотрудников, с которыми проводились беседы

• даты

• программа

• ссылки на стандарт или другие документы

• аудитируемый (подразделение или отдел)

После того, как проходящие аудит обратили внимание на выводы, освещенные в отчете, им следует определиться с возможностями наблюдения улучшений их бизнеса.

Отчетность по аудиту, приносящая пользу, обеспечивает положительный отклик на это в деятельности самой организации. Это означает, что отчет должен быть точным, ясным, беспристрастным и справедливым. Избегание несущественных мелочей и освещение не только проблем, но и сильных сторон – важная часть сохранения баланса. Не стоит выдерживать отчет в консультативном духе – в том виде, что организации следует обратить внимание на несоответствия. Роль отчета в том, чтобы обеспечить, что цели определены адресно, и заключения по отчету следует адресовать к ним более конкретно.

Тон отчета должен быть скорее воодушевляющим, чем критикующим, снижающим риск противостоящих взаимоисключающих ответных реакций, но обеспечивающим позитивное восприятие затронутых вопросов и желание внедрять корректирующие действия.