Цель наблюдательных визитов

Наблюдательный визит происходит примерно раз в полгода и охватывает от 20 до 30 процентов системы. Эти визиты призваны верифицировать постоянную реализацию и результативность системы менеджмента качества.

Большинство организаций и рынков носит динамичный характер. А раз так, то системы качества организаций должны быть в состоянии реагировать на превалирующие обстоятельства и отражать цели и деятельность организации в любой момент времени. Программы внутреннего аудита часто неработоспособны, а внешний наблюдательный аудит может стать для организации чем-то вроде шоковой терапии, когда выяснится, например, что ее система уже не сущность бизнеса организации.

Если система отражает динамическую структуру бизнеса, а внутренний аудит организации и процессы анализа являются сильной стороной системы, наблюдательные визиты превращаются в формальность. Но, к сожалению, это происходит очень редко. Наблюдательный аудит проводятся с целью убедиться, что компания постоянно улучшает свою систему менеджмент качества и координирует ее с целями своего бизнеса.

Поскольку сертификация системы менеджмента качества распространяется на период в три года, организации обычно стремятся завершить полный аудит системы во время первоначальной сертификации, а затем в течение последующих трех лет работать над системой. Некоторые сертификационные органы работают по другому временному интервалу. Завершающий аудит в конце третьего года и аудит для продления срока действия сертификата часто совмещают. Это в большей степени относится к коммерческим соображениям, чтобы предотвратить обращение организации к другому сертификационному органу.

Исключая случаи, когда имеются существенные (серьезные) несоответствия, что подрывает доверие к продукции, во всех других обычно увязывают по времени последующий визит (дополнительный аудит) с очередным наблюдательным аудитом. Решение по этому вопросу также принимает сертификационный орган.

Объявлять или не объявлять

О проведении внутренних аудитов всегда следует объявлять заранее; в противном случае это может повлечь за собой политические проблемы в бизнесе. Наблюдательные аудиты второй стороны (со стороны потенциальных партнеров) тоже всегда объявляются заранее - это дает возможность организациям осуществить организационные мероприятия. О наблюдательных аудитах третьей стороны тоже обычно объявляют заранее, хотя это вопрос спорный.

С одной стороны, о них не стоит объявлять, чтобы руководство компании не заставило своих сотрудников бегать повсюду, навешивая ярлыки и бирки на все что угодно, занимаясь строительством «прекрасного предприятия» на день аудита. Иными словами, позвольте аудитору увидеть компанию такой, какая она есть в действительности. Как возражение против такого подхода - возникновение проблем организационного характера, которые создают необъявленные заранее аудиты, и впечатление подхода полицейского характера, а не партнерского, который аудиторам следует в себе воспитывать.

С другой стороны, о наблюдательных аудитах следует объявлять, поскольку это дает сторонам достаточно времени для планирования аудита, с тем, чтобы обе партии были подобающим образом подготовлены.

Нейтральная позиция состоит в том, что аудитор резервирует за собой право наносить визиты без оповещения, может быть только, если используется такой подход при особых условиях (расчетливо). Вопрос заключается в том, «зачем?» и «когда?».

Если несоответствия обнаруживаются в компании во время спланированных и объявленных наблюдательных аудитов, какие преимущества дает нам необъявленный аудит? Если у компании никогда не было несоответствия, при осуществлении необъявленного визита может создаться впечатление, что аудитору была дана установка найти несоответствие и для этого выбран такой скрытый метод.

Как ни странно, некоторые компании дают запросы на аудиты без оповещения! Такие аудиты инициируются, когда:

• в компании, проходившей аудит, произошла глубокая реорганизация (например, слияние с другой компанией или ее поглощение);

• есть сомнения относительно целостности (гарантий) качества продукции проходившей аудит компании;

• организация модифицировала линейку своих продуктов или процессов (например, изменения области распространения действия системы менеджмента качества).

Если выбран аудит без оповещения, будьте готовы просидеть на проходной или в приемной в течение продолжительного периода времени!