Повестка дня итогового совещания

Аудиторы приходят к соглашению, что на итоговом совещании следует охватить следующие стадии:

• Вступление

• Выражение благодарности

• Сообщение об обнаруженных недостатках

• Общий обзор

• Детализированные заключения по аудиту

• Соглашение по необходимости в корректирующих действиях

• Рекомендации

• Процесс составления отчета

• Ответы на вопросы.

Главному аудитору, может быть, придется объяснить представителям организации, что согласно протоколу именно он будет вести итоговое совещание. Целесообразно помнить, поскольку находишься на территории аудитируемого, о необходимости соблюдать некоторые правила или протоколы поведения (к примеру, не занимать кресло управляющего директора).

Что бы ни случилось, аудиторы не должны:

• спорить друг с другом;

• делать неуместные замечания;

• менять свое мнение без веских на то причин.

При необходимости аудиторы могут взять короткий перерыв, чтобы обсудить какие-то вопросы между собой; это вполне приемлемая практика, до тех пор, пока не является частым событием.

Вступление

На итоговом совещании зачастую присутствует гораздо больше людей, чем на первом, особенно в тех случаях, все прошло хорошо. Если же все прошло плохо – присутствующих может быть совсем немного!

Аудиторам необходимо представиться еще раз, и если присутствующих не очень много, они также могут представиться. По протоколу является нормальной ситуация, когда оглашается список присутствующих.

Выражение Благодарности

Несмотря на то, что в правилах хорошего тона выразить комплимент организации, это следует делать соответствующим образом, но ни в коем случае не преувеличенным или снисходительным образом. Если аудиторской команде отнеслись без особого радушия, то не стоит и лгать. В такой ситуации можно сказать: «Спасибо за то, что вы дали нам возможность завершить аудит вашей организации».

Если же кто-то из сотрудников организации оказались вам полезными, назовите их поименно и поблагодарите индивидуально за их поддержку.

Сообщение об обнаруженных недостатках

Аудит является процессом, в который осуществляется методом выборки. Никакая аудиторская команда не может утверждать, что несоответствия отсутствуют; так же, как и то, что имеются только те несоответствия, которые установлены в процессе аудита.

Так что в начале итогового совещания необходимо подтвердить этот факт. Например, главный аудитор может сказать: «Мы хотели бы напомнить вам, что «проведение аудита» - выборочный процесс, и вследствие этого, зафиксированные нами свидетельства основаны на выборке. Никто из команды аудиторов не возьмется утверждать, что у фирмы нет несоответствий или что зафиксированные нами свидетельства дают тотальное представление о состоянии системы. Поэтому в связи со сказанным, давайте перейдем сразу же к следующему пункту повестки дня».

Общий обзор

Главный аудитор обычно дает общий обзор процесса аудита. Например, он еще раз формулирует область и цели аудита с указанием времени и места в быстрых лаконичных резюме по процессу. Области стабильности упоминаются в чередовании с областями беспокойства.

Если итоги аудита в целом положительные – главному аудитору следует сразу же дать знать об этом аудитируемым – это поможет избежать долгих дебатов во время детализированного обсуждения слабых мест (аудитируемые полагают, что они должны изменить мнение аудиторов относительно принятого решения). Если они знают о том, что итоги - положительные, они более спокойно относятся к принятым командой аудиторов заключениям.