Извлеченные Уроки относительно первой встречи

• Сфокусируйтесь на целях встречи

• Оставайтесь профессионалом

• Определите роли участников встречи и выработайте соглашение относительно основных правил.

• Определите области общих интересов относительно результатов процесса аудита

• Определите альтернативные варианты на случай, если в процессе аудита возникнут какие-то проблемы

• Развивайте дух искренности и сотрудничества

• Оставайтесь гибким, но не отступайте перед проходящими аудит

• Оценивайте предложения и комментарии, прежде, чем принимать решение

• Если поднимается какая-то проблема, быстрее добирайтесь до истинной сути дела

• Обращайте внимание на то, что сказано

• Аудиторам следует знать, когда им можно прервать ход совещания, чтобы помочь ведущему аудитору

• Оставайтесь вежливы в любой ситуации

• Делайте акцент на реальном положении дел (например, стоимость контракта)

• Главный аудитор должен проявлять инициативу и вести встречу

• Если ситуация накаляется и выходит из под контроля, рассмотрите ее, взяв перерыв

• Главный аудитор должен быстро разбираться в ситуации и реагировать соответствующим образом

• Обращайте внимание на невербальное общение (мимика, жесты) представителей аудитируемых

• Будьте терпеливы

• Позаботьтесь о том, чтобы каждый был осведомлен о продолжительности встречи в самом ее начале

• Не позволяйте развиваться напряженности

• Не забудьте забрать список присутствующих после того, как присутствующие его заполнили

• Будьте готовы сделать и получить презентацию

• Аудиторы должны работать как команда и являть собой пример командной работы

• Если присутствующие представляются, записывайте их имена. Постарайтесь сделать это в том порядке, в каком они сидят за столом — это даст вам возможность обращаться к присутствующим по имени.

• Уважайте привычки и культуру принимающей стороны (например, если сотрудники компании, проходящей аудит, используют в общении официальные обращения, также выказывайте такое же уважение)

• Ссылайтесь на какие-то моменты из своего предыдущего аудита - у представителей компании, проходящей аудит, сложится впечатление, что вы имеете представление о деятельности компании.

• Управляйте временным графиком в вежливой, но в то же самое время твердой манере

• Помните об базовых принципах встреч (например, повестка дня, основные правила, роли, регламент, вовлечение в обсуждение)

• Будьте готовы к тому, что может случиться непредвиденное

• Не говорите: «Когда мы обнаружим несоответствие…», а: «Если мы обнаружим несоответствие…»

Извлеченные Уроки относительно проведения аудита

• Будьте всегда хорошо подготовлены и имейте твердый план

• План должен допускать определенную гибкость и не может быть рассчитан вплоть до последней минуты

• Избегайте предубеждений

• Убедитесь, что аудитируемому понятны несоответствия и в этом имеется согласие

• Будьте осведомлены о результатах предыдущих аудитов

• Помните, что цель аудита определить степень соответствия, а не уровень несоответствия требованиям

• Разберитесь в бизнес-целях и бизнес-процессах организации

• Убедитесь, что вы пользуетесь последними версиями документов

• Сосредоточьтесь на критических для бизнеса видах деятельности, а не на мелочах

• Будьте внимательны с аудитируемыми, которые исполнены чрезмерного энтузиазма показать вам бесспорные факты - это может отнять много времени

• Ведите подробные записи относительно ваших результатов наблюдений, записывайте номера оборудования, уровень ревизии документов, результаты измерений процессов и тому подобное

• Если нужно, попросите какое-то время, чтобы сделать запись по результатам наблюдений

• Будьте наблюдательны относительно того, что происходит вокруг вас и не ограничивайтесь кругом вопросов из вопросника

• Помните, что следующий вопрос вытекает из ответа на предыдущий

• Не будьте параноидны в стремлении получить ответы на все вопросы из вопросника

• Стройте вопросы так, чтобы они были понятны; не ослепляйте аудитируемого терминологией стандарта ISO 9001:2000

• Хотя начало беседы с аудитируемым может быть неформальным, потом разговор должен принять более официальные рамки; но его никогда не следует превращать в допрос

• Пользуйтесь простыми, односложными вопросами

• Демонстрируйте глубокое понимание бизнес-приоритетов аудитируемой организации

• Продолжайте задавать вопросы до тех пор, пока не получите неоспоримые свидетельства соответствия, результативности, возможностей для улучшений или негативных результатов

• Важно, чтобы команда аудиторов договорилась о стратегии взаимосвязей, которая будет действовать во время аудита

• Учитывайте в своей деятельности личные особенности персонала; не раздражайтесь, не будьте слишком восторженными или агрессивными

• Помните, что каждая новая беседа — это новый опыт; если у вас что-то не заладилось в предыдущем разговоре, не нужно начинать новый с мыслью о реванше

• Главный аудитор должен держаться в пределах досягаемости с другими аудиторами во время процесса, поэтому хорошей идеей было бы установить график регулярных встреч вместе

• Научитесь справляться со стрессом

• Уделяйте первостепенное внимание тому, что важно для ваших клиентов и для аудитируемого

• Хотя документы должны быть изучены, аудит не может проходить только в офисе; аудиторам необходимо перемещаться для проверок продукции, оборудования, материалов, имеющих отношение к бизнесу организации

• Всегда держите при себе лист с вопросами общего характера, которые можно задавать любому сотруднику (например, о политике качества, целях, ответственностях, управлении документами, записях, обучении)

• Никогда не передавайте слухи; всегда ищите иной путь верификации (для проверки) несоответствия