Влияние на внутренний аудит
Наряду с тем, что для аудиторов третьей стороны необходимо перестраивать свой фокус с простого соответствия требованиям стандарта на подход, добавляющий ценность, в равной степени важно для внутреннего аудитора становится более компетентным в применении процесса внутреннего аудита. В самом деле, сам процесс может потребовать переосмысления.
Для оптимизации использования ресурсов, скорее всего разумно объединить процессы внутреннего аудита (например, окружающей среды, по безопасности, а также качества). Однако, для того, чтобы внутренние аудиторы могли бы быть компетентными в таком спектре дисциплин, требуется программа всестороннего образования и подготовки. В конце концов аудит меняется, как и все другое на земле.
Реализовать потребность во внутренних аудиторах для высшего руководства может быть нелегко. Побудить людей стать добровольцами в качестве внутренних аудиторов еще труднее! Однако, если инициатива реализована на основе организационного и индивидуального подхода (обнажая большему количеству людей больше аспектов бизнеса) - может быть создан убедительный мотив. Большинство внутренних аудиторов частично заняты на этой работе. По определению, они частично заняты где-нибудь еще -на своей реальной работе. Важно, чтобы такая система проведения внутренних аудитов приносила какое-нибудь признание за их усилия. Например, если имеется оценочный процесс, то руководителю программы внутреннего аудита следует иметь входную информацию для оценки аудитора, так же как и линейный руководитель аудита или непосредственный владелец процесса.
Нужно уделять больше внимания регулярности аудитов. Очень часто назначается некая произвольная периодичность аудитов без рассмотрения влияния на деятельность в бизнесе или результатов предшествующих аудитов. Некоторые организации для определения частоты, с которой будут проводиться внутренние аудиты, используют методологию, изложенную в Таблице 14.3.
При оценке процесса внутреннего аудита следует рассматривать комплексную природу несоответствий, чтобы определить имеются ли систематические ошибки, такие, как следующие:
недостаточность подготовки;
устаревшие процедуры;
организационные изменения;
слабая коммуникация;
проблемы дисциплины;
доступность информации;
недостаток ресурсов;
возможности оборудования.
Рассмотрим ожидаемый итог, когда несоответствие обнаружено – корректирующие действия. Если несоответствие классифицируется как «существенное», что-то необходимо с ним делать. Если несоответствие «несущественное», здесь все зависит от ситуации. В самом деле, если ожидаемый итог всегда один и тот же, зачем тогда для внутренних аудитов вводить категории «существенного» и «несущественного» соответствия?
Когда процесс анализа со стороны руководства учитывает эти основные проблемы (к примеру, недостаточность подготовки, устаревшие процедуры, организационные изменения), усилия могут быть предприняты в направлении систематических слабостей в большей степени, чем на отдельные серии инцидентов. Этим легко можно управлять, используя базу данных.
Ответственность внутренних аудиторов должна быть четко определенной. Смотрите должностную инструкцию в Приложении Е.
Таблица 14.3 Определение периодичности внутренних аудитов |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Частота |
|
Влияние на бизнес 5=критическое 1=минимальное |
Результаты предыдущего аудита 5=много несоответствий 1=нет несоответствий |
Текучесть кадров 5=высокая 1=низкая |
Сложность процессов 5-высокая 1=низкая |
Все колонки 1х2х3х4 |
>200=5раз в год 150-199= 4 раза в год 101-149= 3 раза в год 51-100= 2 раза в год <50= 1 раз в год |
Процесс А |
5 |
5 |
3 |
3 |
225 |
5 |
Процесс В |
2 |
2 |
3 |
2 |
24 |
1 |
Процесс С |
4 |
3 |
3 |
2 |
72 |
2 |
Рис. 14.2. Процесс внутреннего аудита (см. на следующей странице).
Блок-схема, приведенная на рисунке 14.2, подчеркивает некоторые положения новой редакции стандарта (ISO 9001:2000, параграф 8.2.2). Для того, чтобы внутренний аудит был признан как вид деятельности, добавляющий ценность, должен быть ясный процесс, охватывающий не только требования стандарта, но также и потребности бизнеса.
Приложение А
Учебный пример из практики первый:
Преимущества, которые несет бизнесу результативный аудит