Понимание круга обязанностей (ответственностей) ведущего (главного) аудитора

Говоря попросту, главный аудитор несет ответственность за все, так или иначе связанное с процессом аудита. Это включает в себя планирование и подготовку, первое совещание, координацию деятельности и участие в аудите, итоговое совещание, решение по классификации несоответствий, подготовку отчета, обеспечение того, что по результатам проверки будут предприняты все необходимые действия.

На этапе планирования и подготовки главный аудитор должен определить область распространения (применения) и цели аудита, убедиться, что контрольные вопросники готовы, составить программу интервью, получить от аудитируемой стороны всю необходимую информацию и документы. Значение подготовительной стадии особенно велико, если проверка проходит в регионе или стране, отличных от тех, где аудитор живет. Тогда главный аудитор должен познакомиться с местной культурой — возможно, через соответствующее посольство или местного агента.

Там, когда это возможно, ведущему аудитору имеет смысл принимать участие в подборе других членов команды. В таком случае группа, скорее всего, будет работать более слаженно.

Как уже говорилось выше, план аудита и программу интервью необходимо определить и согласовать с другими членами группы и с представителем аудитируемой стороной до начала аудита. Следует подтверждать такое согласование не позже, чем за день до аудита, чтобы в последний момент не произошло никаких сбоев.

Контрольные вопросники представляют собой важную часть процесса аудита, и хотя главный аудитор не готовит их все самостоятельно, в сферу ее или его ответственности входит обеспечить их полноту, а также использовать для их составления ресурсы группы наилучшим образом. Таким путем очевидным образом устанавливается ответственность для каждого аудитора, и какая область деятельности ему определена.

Важнейший навык должен присутствовать в арсенале ведущего аудитора - установление доверия и взаимодействия с высшим управляющим персоналом, также как и с людьми на всех ступенях организационной иерархии. Особенную важность этот навык приобретает, когда в процессе аудита расширяются дебаты.

Ведение начального и итогового совещаний более подробно освещены в частях 8 и 11 соответственно.

Роль ведущего аудитора завершается с определением и классификацией всех случаев несоответствий, выпуском отчета по проведенному аудиту и проведением мероприятий к последующим аудитам. Все это описано далее в частях 10 и 13.

Понимание круга аудиторских обязанностей (ответственностей)

Естественно, что в большинстве случаев главный аудитор, помимо своих руководящих обязанностей, выполняет еще и обязанности рядового аудитора. С этой точки зрения он (или она) является еще одним членом команды.

Аудиторы, когда это требуется и оправданно с точки зрения практики и логики, принимают участие во всех фазах аудита: в его планировании, в начальном и итоговом совещании, в непосредственном его проведении, подготовке отчетов о несоответствиях, и в действиях, предпринимаемых по итогам аудита. Иногда аудит стартует одновременно в нескольких местах, тогда могут потребоваться проведение нескольких начальных совещаний одновременно. Порой аудит заканчивается на разных площадках (местах), и для команды аудиторов представляется невозможным вернуться собраться вместе полным составом в одном месте на заключительную встречу. Тогда информация по находкам в процессе аудита должна быть сообщена по телефону.

Когда в аудите участвуют несколько аудиторов, и в его ходе выявляются несоответствия, то совершать последующий визит в полном составе им не обязательно.

Аудиторы должны соблюдать требования к проведению аудита, установленные ведущим (главным) аудитором. Это могут быть какие-то конкретные или специальные требования, процессы или правила игры.

Навыки коммуникации являются существенной частью в наборе навыков аудитора, необходимые как внутри группы, так и при общении с аудитируемой стороной. Хотя основная часть контактов на предварительных стадиях приходится на долю ведущего аудитора, дополнительные вопросы аудиторы должны сами выяснять с аудитируемыми. Аудитируемая сторона может оказаться в неловком положении, если аудитор, у которого возникли дополнительные вопросы, явится к нему без всякого предварительного уведомления.

Ключевое слово для любого аудитора - профессионализм, и оно подразумевает выполнение своих задач результативно и эффективно.

Обычная ошибка аудиторов состоит в том, что они не записывают сведения о находках, полученные в ходе аудита, настолько подробно, чтобы с ними можно было работать впоследствии. Документирование номеров изделий, имен сотрудников, мест расположения (подразделений), ссылочных номеров документов - дисциплина, которой необходимо овладеть любому аудитору.

После того, как находки в процессе аудита сделаны и согласованы с аудитируемой стороной, от аудитора может потребоваться представить их на итоговом совещании. В этом есть смысл, так как говорить будет тот же человек, который обнаружил факт. Если все результаты представляет главный аудитор, то вопросы в любом случае придется отложить до момента, когда появится соответствующий аудитор.

Как уже говорилось выше, едва ли при последующем визите у вас опять будут все члены группы аудиторов, однако один или несколько из них, возможно, будут востребованы для участия в нем для верификации (проверки, оценки) внедрения и результативности корректирующих действий.

Золотым правилом для аудиторов является понимание и уважение необходимости конфиденциальности и ожиданий этого. Это относится не только к информации по находкам в процессе аудита, но также и к привилегированным сведениям, раскрытым в процессе аудита и относящимся ко всем без исключения представленным документам.

Единственное, чего аудиторы, и в особенности, независимые (третьей стороны) аудиторы, делать не должны - это давать советы. Их главная задача в том, чтобы провести аудит согласно утвержденным критериям и получить объективные доказательства.