Самопроверка результативности и устойчивости корректирующих действий (шаг 4)

Всегда разумно для аудитируемых проводить аудит результативности и устойчивости корректирующих действий прежде, чем приглашать внешнего аудитора провести последующий аудит.

Уведомление аудитора (шаг 5)

После того, как организация провела самопроверку результативности и устойчивости корректирующих действий, можно уведомить аудитора о готовности к последующему аудиту.

Верификация внедрения, результативности и устойчивости принятого решения проблем (шаг 6)

В самом названии этого раздела намеренно подчеркивается то, что иллюстрирует область ответственности аудитора, когда определяется природа корректирующих действий.

Имеются три четкие стадии:

• корректирующие действия внедрены;

• корректирующие действия результативны;

• корректирующие действия останутся результативными и в дальнейшем.

Способы, которые аудитор верифицирует эти три стадии, могут варьироваться и определяются природой и содержанием несоответствия. Методы верификации включают в себя:

• Получение письменного отклика (документа) (например, если был подготовлен отчет, охватывающий все темы приведенного ранее в этом разделе вопросника, аудитор может решить, что нет необходимости еще раз посетить организацию и провести верификацию корректирующих действий лично). В случае решений на высоком техническом уровне, такой подход может быть вполне уместным.

• Получение предъявленных доказательств. Например, если из 15 произвольно отобранных единиц оборудования у одной калибровка оказалась просроченной на неделю, это может быть несущественным отклонением, но и здесь требуется коррекция. Система, по сути, справляется со своими задачами, но имеется огрех. В этом случае аудитор мог бы удовлетвориться копией калибровочного сертификата и не посещать компанию снова. Но если было обнаружено несколько единиц оборудования с просроченной датой калибровки, этого, конечно, недостаточно.

• Повторное посещение организации с целью верифицировать внедрение, результативность и устойчивость корректирующих действий (например, когда никакие из предыдущих опций не были приемлемыми, или когда нужно верифицировать большое количество различных действий).

Иногда не первоначальная проблема, а предпринятые корректирующие действия вызывают необходимость повторного посещения организации. Например, если аудитируемые определяют корректирующие действия как: «Все рабочие, находившиеся в цеху без специальной защитной обуви, уволены», у аудиторов есть все основания думать, что организация не добралось до корневой причины несоответствия.

Формальное закрытие несоответствия (шаг 7)

В самом лучшем случае по сценарию все предыдущие шаги дают возможность аудитору просто верифицировать результативность и устойчивость корректирующих действий и формально подписать отчет о несоответствиях. В случае, если аудитор не принимает корректирующие действия, необходимо вернуться к первому шагу.

Часть 13

Последующие и наблюдательные визиты

Цель последующего визита

Смысл повторного посещения для аудитора заключается в том, чтобы удостовериться во внедрении, результативности и устойчивости корректирующих действий. Дата этого визита определяется на основе взаимной договоренности, но обычно не позднее, чем через 13 недель после предыдущего посещения. В случае проведения первичного аудита с целью сертификации организация, проходящая аудит, заинтересована в том, чтобы внедрить и верифицировать корректирующие действия как можно скорее, иначе неспособность выполнить эти действия может отложить выпуск сертификата.

Как было уже продемонстрировано в части 12, не всегда требуется посещение площадки организации (ее расположения), чтобы верифицировать внедрение, результативность и устойчивость корректирующих действий; может быть вполне достаточно письменных отчетов или объяснений.

Временной период последующего визита, хотя и является предметом взаимной договоренности, часто определяется наличием ресурсов у аудиторской организации. Поскольку бывает, что аудиторов, проводящих все аудиты, последующие аудиты и наблюдательные аудиты, не хватает, в последнее время повторный визит весьма популярно совмещать с наблюдательным аудитом.

Последующий (дополнительный) аудит обычно имеет место, если:

• были выявлены значительные несоответствия;

• были выявлены многочисленные несоответствия;

• корректирующие действия не могут быть верифицированы ни одним из методов;

• природа корректирующих действий дает повод для озабоченности.