Ответственность аудитируемого (шаг 2)

Право собственности на решение остается за менеджерами проходящей аудит организации. Поэтому им необходимо выработать результативное решение, или несколько решений, для предотвращения появления когда-либо проблемы впредь. Если бы аудиторы строго применяли правило «предотвращение появление подобного впредь», было бы интересно посмотреть результативность многих планов корректирующих действий.

Здесь не ставится цель определить подход к решению проблем; на эту тему много других источников. Однако, следующий вопросник, который здесь приводится, может быть полезен в установлении целостности подхода к решениям, которые могут быть предложены, чтобы ликвидировать проблемы, вскрытые в процессе аудита:

• Четко ли определена проблема?

• Выражена ли проблема в количественной форме (число случаев, затраты и т.д.)?

• Предприняты ли уже ограничительные действия (например, по работе в отношении к обслуживаемому оборудованию, к еще не использованным редким материалам)?

• Каким образом организация определила, кто из сотрудников вправе заниматься этой проблемой?

• Определен ли источник проблемы и идентифицированы и обозначены другие потенциальные ее источники?

• Идентифицированы и обозначены ли пути решения?

• Проводился ли бенчмаркинг лучших в своем классе процессов для более ускоренной идентификации решений?

• Разработала ли организация план внедрения изменений?

• Включает ли в себя этот план:

  • коммуникацию со всеми заинтересованными сторонами в процессе разработке решения, его внедрения и подтверждения на результативность?

  • обучение (подготовку)?

  • тестирование результативности решения через значительный период времени?

  • изменения в процедурах, инструкциях и учебных материалах?

  • случаи преодоления сопротивления предложенным решениям?

  • действующие способы управления?

  • обновление анализа по разработке метода предотвращения?

  • временной план для доведения изменений до оперативного персонала?

• Может ли организация продемонстрировать, что она полностью владеет ситуацией путем произвольного создания и устранения проблемы?

• Имеется ли «защита от ошибок» при решении проблемы? Если нет, подвергался ли аудиту соответствующий процесс?

• Демонстрирует ли организация понимание обратимых и необратимых средств исправления?

• Разработаны ли другие варианты решения?

• Было ли выражено одобрение, признательность сотрудникам, принимавшим участие в разрешении проблемы?

Согласование по графику корректирующих действий (шаг 3)

На график проведения корректирующих действий опять же оказывает влияние количество, природа и содержание несоответствий. Как общее правило, корректирующие действия не следует проводить позже, чем через 13 недель временной задержки. Пока решение не очевидно, аудиторы следует отговаривать менеджеров организации от осуществления незамедлительных корректирующих действий и соответствующих временных графиков на итоговом совещании. Гораздо полезнее для руководящей команды всесторонне поразмышлять над природой и содержанием несоответствия прежде, чем проводить в жизнь какое-либо решение.

Последующий (дополнительный) визит (аудит) не всегда попадает в график как отдельное мероприятие. Он может совпасть по времени со следующей плановым наблюдательным аудитом.