Подготовка первого совещания

Для подготовки первого совещания аудиторам стоит воспользоваться следующей памяткой:

• собрать все необходимые документы:

• вопросники

• список присутствующих

• визитки

• блокнот для записей

• повестка дня совещания

• программа аудита

• стандарт

• документация системы качества компании

• переписка между двумя сторонами (особенно относящаяся к области и целям)

• презентационные материалы

• отчеты по предыдущим аудитам и несоответствиях

• документация по контракту

• схема организационной структуры и список имен

• убедитесь, что имеете хорошее представление о проверяемой организации (например, через ее финансовые отчеты, посещение ее сайта в интернете, просмотра корпоративных видеоматериалов). Опять-таки, лучшей подготовкой будет предварительный аудит.

• Подтвердите аудит за 24 часа до его начала.

Прибытие на совещание

Аудиторам необходимо помнить, что это — деловая встреча, поэтому подчиняется обычному протоколу деловой встречи. Необходимо предварительно подготовить повестку дня, четко определить роли и обязанности, наконец, нужно четко контролировать время.

Команде аудиторов следует прибыть на встречу заблаговременно, ознакомиться с планировкой комнаты. Если это возможно, группе следует сидеть вместе.

Будьте готовы получить визитные карточки нескольких человек, но когда группа наконец рассядется, повторите имена присутствующих и запишите их на лежащем перед вами листе бумаги, в соответствии с тем, как люди сидят.

Представление

Поблагодарите принимающую сторону за то, что она пригласила аудиторов, и уверьте их, что группа будет предельно добросовестна. Опишите, чем вы собираетесь заниматься (например, аудит на адекватность, предварительный аудит).

Важно, чтобы все присутствующие имели возможность представиться и описать свою роль в процессе аудита или ответственность в организации. Иногда проверяемая сторона приглашает наблюдателя (например, своего консультанта), и в этом случае важно четко оговорить «правила игры», которым его работа подчиняется. У аудиторов тоже могут быть свои наблюдатели - например, люди, обучающиеся аудиту - и их место и роль тоже следует объяснить. Главный аудитор также должен проговорить, что согласно протоколу именно главный аудитор председательствует на совещаниях, и подтвердить со главного менеджера, что это приемлемо.

Объясните, что это краткое совещание!

Цель

Главный аудитор следует подтвердить область распространения и цель аудита и еще раз оговорить обеспечение конфиденциальности находок в ходе аудита. Целесообразно прояснить содержание стандартов и документов по контракту, поскольку проверяемая сторона вполне могла пригласить многих менеджеров только для того, чтобы произвести впечатление. Поскольку между подачей заявки на аудит и его началом могло пройти несколько недель, или в худшем случае несколько месяцев, было бы неплохо подтвердить статус документов по системе качества.

Работа над программой аудита и подтверждение административных мероприятий

Вне зависимости от того, насколько тщательной была подготовка, аудитируемая сторона на первом совещании почти наверняка попросит внести какие-то изменения в программу аудита. Согласиться с этим не означает пойти на уступки в отношении области распространения аудита или его целей; старайтесь быть настолько гибкими, насколько возможно. Не соглашайтесь на изменения без того, чтобы понять причину такой просьбы.

По мере того, как вы продвигаетесь по вопросам программы аудита, убедитесь, что соответствующий аудитор контактирует взглядом с нужным менеджером или одним из ваших сопровождающих.

Обсудите административные мероприятия, особенно такие, как обеденные перерывы (они не должны быть слишком длинными). Убедитесь, что группа получила в распоряжение совещательную комнату и имеет доступ к необходимым офисным средствам (например, телефону, факсу, копиру).

Обсудите возможность использования фотокамеры для фиксации нарушений, существенных для проверки (например, текущих труб или поврежденной продукции).

Если аудиторская группа запланировала визит во время ночной смены или ранней утренней, важно понять, кто будут в этом случае ваши контактные лица, и какие дополнительные мероприятия по вопросам безопасности или охраны стоит выполнить.

В добавление к сказанному получите подтверждение доступа аудиторов во все необходимые зоны и ко всем необходимым записям. Никаких сюрпризов, когда или первое, или второе внезапно оказывается недоступным, возникать не должно.