Часть 5 Начальная подготовка относящаяся к делу документация

Таблица на рис. 5.1 показывает, какие документы требуются для того или иного типа аудита. Документы, выделенные жирным шрифтом, являются первичными.

Эти документы не могут служить основой для аудита сами по себе. Они должны рассматриваться в контексте бизнес-целей, входов и выходов процессов и природы бизнеса.

Рис. 5.1 Таблица документов, требуемых для аудита

	Контракты	Стандарты	Руко- водства	Документация по процессу/процедуре	Инструкции	Другое
Внутренний аудит	Да	Да	Да	Да	Да	Да
Аудит заинтересованной стороны	Да	Возможно	Да	Да	Иногда	Да
Независимый аудит	Да	Да	Да	Да	Да	Да

Границы аудита и исключения

С момента появления ISO 9001:2000 ясность в вопросе определения области распространения (применения) и исключений стала еще более важной и необходимой. Давайте и мы для себя выясним, что имеется в виду под этими понятиями.

Термин «область распространения (применения)» подразумевает продукцию, процессы, стандарты, документы, контракты, местоположение, подразделения и персонал, объединенные тем, что все они подпадают под аудит. Это позволяет команде аудиторов все свои ресурсы распределить видам деятельности в рамках области распространения (применения) аудита. Фактор, связанный с термином «исключения», чрезвычайно важен, поскольку организациям необходимо обосновать, почему определенные требования раздела стандарта, относящегося к созданию продукции, исключены из области распространения (применения) их систем менеджмента качества.

Аудиторские команды никогда не должны приступать к процессу аудита прежде, чем область распространения (применения) и исключения будут поняты и по ним достигнуто согласие.

Исходные контакты и сбор информации

Разбить лед при встрече с потенциальным заказчиком аудита - всегда нервозный момент, поскольку аудитор никогда не может быть вполне в достаточной степени уверен, какой прием он или она встретит. К счастью, руководители большинства организаций ведут себя на должном профессиональном уровне и принимают аудиторов весьма вежливо, а в некоторых случаях даже всемерно содействуют их работе. Важно установить личные человеческие контакты настолько быстро, насколько это практически возможно, поэтому не стоит полагаться исключительно только на письма, факсы или электронную почту. Лучший вариант установления контакта, несомненно, посетить организацию до начала аудита, поскольку в этом случае обе стороны могут встретиться лицом к лицу и начать строить, что очень важно, свои взаимоотношения.

Хороший аудитор всегда старается собрать о компании, аудит которой собирается проводить, максимум полезной и значимой информации.

Эта деятельность может включать:

• посещение интернет-сайта

• анализ информационных бюллетеней

• анализ годовых отчетов

• анализ каталогов продукции или

• просмотр корпоративных видеофильмов.

Когда аудитор составил для себя представление об организации, после этого можно обратить внимание с целью анализа и на документы, такие как:

• руководства по качеству

• процедуры

• документы по процессам

• структура организации

• список ключевых лиц

• карта физического расположения объектов организации;

• схема объекта, показывающая размер и планировку основных зон.

В свою очередь хорошо бы представить компании план аудиторской проверки и объяснить как протокольные правила, а также ожидания аудиторов (например, кого они ожидают увидеть на первом и на заключительном совещании, доступ к факсам, телефонам, офис).