9. Управление временем

Долгие годы была популярной тренировка в управлении временем. Мы работали со многими организациями, желающими провести короткие курсы по управлению временем для всех уровней персонала.

Было заметно, что люди, посещавшие эти курсы, страдали от классических симптомов плохого управления временем: ощущения, что день состоит из слишком малого количества часов, негативного влияния стресса и напряжения, связанного с перегрузкой и неэффективными приемами работы, совершения ужасных ошибок при попытках что-либо делать слишком быстро. О причинах же этих симптомов единодушия не было.

Классическая модель "сверху-вниз" проблем управления временем заключается в том, что эти проблемы являются результатом непродуктивных или неэффективных рабочих привычек со стороны человека - и решение заключается в том, чтобы усвоить лучшие методы работы, используя списки "что делать", журналы учета времени, и так далее. Другими словами, стать более продуктивным. Это вторая причина такой популярности курсов по управлению временем: решение выглядит не только ощутимым, но и безопасным. В то же время компании по ряду причин не спешили на спонсорские курсы, именуемые "Навыки убеждения для менеджеров" или "Как управлять своим начальником".

Фактически люди часто сами создают многие из своих проблем со временем, поэтому списки и журналы учета могут служить сильными инструментами в исправлении такой ситуации. Однако нам вскоре стало ясно, что была необходима чуть более сложная модель.

Проблемы с управлением временем возникают на трех уровнях: на уровне отдельного человека, на уровне команды и на уровне системы:

1. Индивидуальные причины: сюда входит трата времени на вопросы низкой приоритетности, тогда как более важные вопросы откладываются, а также сложности с эффективной, с точки зрения времени, организацией задач. Затруднения при расстановке приоритетов на этом уровне типичны для человека, плохо управляющего временем, который ясно понимает банальные вещи, но мало думает всерьез о важных проблемах.

2. Причины, связанные с командой: включают частые, нередко разрушительные, требования по отношению к вашему времени со стороны окружающих вас людей. В число этих людей входит и ваш начальник. Эти требования могут варьироваться от небольших помех до разрушительного влияния больших изменений в том, что требует от вас ваш начальник или коллеги.

3. Причины, связанные с системой: часто включают нехватку ресурсов, что делает работу более трудной или объемной, нежели она могла бы быть. Также сюда входят организационные процедуры, потребляющие и/или отнимающие слишком много времени.

Использование модели

Использование традиционных организационных инструментов по управлению временем не имеет большой ценности по отношению к проблемам, ведущим свои корни от систем и команд.

С проблемами, вызванными поведением окружающих нас людей можно окончательно справиться, только предпринимая действия по изменению их поведения, либо действия по снижению влияния их поведения на вас. Например, частые помехи обычно более разрушительны в случаях, когда мы либо пытаемся целиком посвятить свое внимание участку работы, либо когда пытаемся провести с кем-либо встречу. Можно устранить помехи (закрыть дверь в кабинет), опередить их (решить вопросы с людьми, которые вероятнее всего могут вас прервать, до того, как вы приступите к этому участку работы или начнете встречу). Можно уклониться от помех (некоторое время ходить и работать в другом месте, проводить встречи где-то в другом месте), отражать их (отказываться отвлечься от вашего занятия, когда возникает помеха). Существуют и подобные стратегии для решения и других связанных с работой в команде проблем. Такие проблемы могут быть вызваны вашим начальником или коллегами, постоянно меняющими планы и приоритеты, подчиненными, постоянно пытающимися делегировать наверх, ненадежными коллегами.

Проблемы, связанные с работой в команде, в целом решаются труднее, чем индивидуальные. Что касается индивидуальных проблем, то нам зачастую нужно побороть свои собственные привычки, предпочтения и предположения, часто необоснованные, о том, что важно, а что нет. Что касается работы в командах, то здесь у нас также есть привычки, предпочтения и предположения относительно других людей, и с ними также нужно бороться.

Проблемы, которые можно отнести к системам, часто еще сложнее. Для их решения нам может потребоваться доказать необходимость перераспределения обязанностей или ресурсов, либо внесения изменений в системы и процедуры. В этих областях предложения часто могут встретить серьезное сопротивление. Как и в случае проблем, связанных с командами, перед тем, как наш вариант будет серьезно рассматриваться, может потребоваться демонстрация масштабов проблемы.

Проблемы с управлением временем, воспринимаемые как слишком большое количество дел, большое количество времени, потраченное на дела, которые потом не будут завершены, либо противоречащие друг другу требования.	Индивидуальные причины	Решения: повторно оценить приоритеты и рабочие привычки; повысить самоорганизованность; установить области, на которые в основном расходуется время; предпринять действия по снижению стресса.
	Причины, связанные с командами	Решения: предпринять действия по изменению поведения людей, имеющих отношение к проблеме - приучать их быть более уверенными в себе, внимательнее относиться к вашим потребностям.
	Причины, связанные с системами	Решения: доказать, что в системах требуются изменения

Ментальные модели того, что важно, а что нет, часто объединяют проблемы людей с управлением временем, потому что решение проблем управления временем может означать изменение рабочего поведения, которое определяется привычками и основано на глубоко укоренившихся предположениях. Если вы предложите менеджерам, ведущим политику открытых дверей по отношению к своим подчиненным, время от времени закрывать дверь для решения проблем с управлением временем, то они, вероятнее всего, сразу же откажутся от вашего совета. Их модель успешного лидерства придает большую важность открытым дверям. Но только в том случае в решении их проблем будет возможен прогресс, когда они пересмотрят эту модель.

ССЫЛКИ

Смотрите модель 10. Многие из моделей раздела "Изменения" также подходят для решения проблем, связанных с командами и системами.