35. Брифинг команды
В организациях, а особенно в крупных, внутренние коммуникации потенциально очень сложны и ими трудно управлять. Вне зависимости от нашего положения в иерархии, в Функции X как противоположной Функции Y, мы не всегда чувствуем, что знаем, что происходит. Или же это происходит посредством слухов и сети контактов, причем мы слышим так много сообщений об одном и том же, что нам трудно получить точную картину.
Брифинг является попыткой исправить такое положение посредством формальной системы иерархической информации организации. Она работает на предположении, что на всех уровнях организации существуют дискретные группы или команды, которых можно информировать в одно и то же время одним и тем же способом (рис. М35.1):
Рисунок М35.1
Уровень 1, например, директор по производству, формулирует необходимое сообщение и передает его непосредственно старшим производственным менеджерам на Уровень 2 на одном из их регулярных еженедельных брифингах. Все менеджеры Уровня 2 слышат одно и то же сообщение в одно и то же время, могут уточнить его у директора на Уровне 1 и у других менеджеров Уровня 2, в чем смысл этого сообщения и что оно подразумевает.
Затем менеджерам Уровня 2 необходимо рассмотреть сообщение и его конкретный смысл по отношению к лидерам единиц Уровня 3. Этот процесс интерпретации отмечен в модели на рис. М35.1 буквой «И». Менеджеры Уровня 2 могут проиллюстрировать сообщение соответствующими примерами или выделить ключевые области важности и срочности.
Схемы брифингов обычно подразумевают, что менеджеры Уровня 2 добавляют свои собственные сообщения, отмеченные в модели буквой «А», когда передают оригинальное сообщение. Дополнения не должны вноситься в оригинальное сообщение, а должны передаваться с другими сообщениями, создаваемыми на этом уровне.
Далее менеджеры Уровня 2 проводят совещание с лидерами единиц Уровня 3, передают им исходное сообщение, а также свои собственные сообщения для дальнейшего распространения. Аналогично, лидеры единиц Уровня 3 могут обсудить вопросы и смысл сообщений с менеджерами Уровня 2.
Таким образом, процесс продолжается по нисходящей, при этом исходное сообщение остается нетронутым, а каждый уровень добавляет свои.
Может быть, что многие организации это делают, или хочется верить, что делают. Судя по регулярным жалобам на плохую связь в организациях, такая связь имеет здравый смысл, но не практикуется повсеместно. Как люди, мы можем быть забывчивыми или, возможно, некомпетентными, поэтому более формальный и систематический подход может обеспечить требуемую дисциплину.
Использование модели
При внедрении брифингов следует рассмотреть следующие вопросы:
Какая подготовка нужна каждому уровню организации? По меньшей мере, может потребоваться обучение навыкам ведения презентаций, особенно на самых низких уровнях организации.
Какие из сообщений выигрывают от такого структурированного и потенциально отнимающего время подхода?
Как мы можем быстро распространить срочное сообщение?
Есть ли лучшие способы передачи сообщений, возможно, с помощью информационной технологии?
Пригодна ли система для восходящего потока информации?
Если идея брифинга вас привлекает, имеет смысл оценить, имеется ли у вас потребность в полностью формальной системе. Если это так, оправданы ли затраты на ее развитие? Как вы измерите выгоды от брифингов?