22 Глава 1

таблицах. В принципе эти обобщенные сведения уже можно рассматривать как информацию. Но на этом процесс укрупнения данных и

обобщения информации не заканчивается.

Каждое подразделение предприятия использует журналы опера

ций для выполнения своей работы, но для того чтобы вписаться в

работу предприятия в целом и оценить свое участие в этой работе,

подразделение готовит отчеты более высокого уровня, содержащие

не только обобщенные и укрупненные данные из первичных доку

ментов, но и необходимые дополнительные сведения, характери

зующие работу подразделения.

К таким сведениям может относиться, например, загрузка персонала

или оборудования за отчетный период, информация по взаимодействию

со смежными подразделениями и любые другие сведения,

предусмотренные действующей на предприятии системой планирования

и отчетности. Если в процессе подготовки отчетов о деятельности

подразделений или сводного отчета о деятельности предприятия

возникает ситуация, когда два отчета от разных подразделений

"не стыкуются", т.е. содержат противоречащие друг другу сведения,

для выяснения причин таких противоречий приходится опускаться на

самый нижний уровень учетной системы - уровень первичных данных

и выяснять причины возникших расхождений.

С обобщенной информацией работать удобнее, она более информативна

и при правильном использовании создает близкую к действительности

информационную модель предприятия. Однако при возникновении

искажений в процессе обобщения и укрупнения информации,

что достаточно часто происходит, например, при наличии на

предприятии нескольких учетных систем, работающих автономно,

созданная в итоге информационная модель будет тоже искаженной,

как и принимаемые на ее основе решения.

Искажения информации возможны не только в учетных, но и в информационно-

справочных системах, с помощью которых предприятие

получает информацию из внешней среды. Как правило, из внешней среды

поступает обобщенная информация, содержащая первичные факты,

значения и/или выводы. Типичным случаем поступления такой информации

на предприятие является статья, в которой описывается, например,

принятие каким-либо органом власти некоторых решений, которые,

по мнению автора, приведут к определенным последствиям. Если описываемые

решения или предполагаемые последствия важны для предприятия,

то руководитель предприятия может либо положиться на мне

Информация и информационные системы в экономике

ние автора статьи, либо проверить достоверность описанных фактов.

Чаще всего без проверки никакие решения не принимаются.

На рис. 1.3 показано, как происходит преобразование данных в

информацию и информации обратно в данные, а затем снова в информацию

в информационно-справочных системах.

^

Выводы и прогнозы

А

>• Информация

Анализ фактов

1

А J

Выявленные достоверные фа кты У Данные

i к

л

Анализ информации и выявление фактов

i ^

> Информация

Описание фактов

J

i L

Факты У Данные

Рис. 1.3. Взаимосвязи данных и информации

в информационно-справочных системах

При поверхностном взгляде может показаться, что выполняется

двойная напрасная работа, когда из уже обработанной информации

"вытаскиваются" первичные данные, которые затем снова обрабатываются

и превращаются в информацию. Однако только такой

подход к работе с информацией, полученной из внешних источников

через информационно-справочные системы, позволяет выделять действительно

существующие и влияющие на деятельность предприятия

факты, анализировать их, строить прогнозы и принимать на их основе

важные для предприятия решения.

Для того чтобы с уверенностью пользоваться информацией, она

должна быть качественной. Теоретическое понятие качества информации

достаточно сложное и запутанное. В обычной практике информация

считается качественной, если она удовлетворяет ряду требований.