152 Глава 3

3.1. Электронный офис

и информационные потоки в нем

Человек в производственном процессе все активнее отодвигается

от механических в сторону управляющих операций. Механические

машины взяли на себя все физические и иные рутинные операции,

оставив для человека лишь истинно интеллектуальные творческие

задачи. Меняется рабочее место человека: в электронном офисе он

окружен разнообразными средствами информатизации с новыми

возможностями.

Благодаря использованию средств мультимедиа компьютер способен

отображать не только текст, но и графику, причем видеоизображения

выглядят даже лучше, чем на обычном телеэкране. Мобильный

телефон и личный цифровой помощник ~ электронный дневник (календарь)

- становятся средствами связи и управления информационными

потоками из любой точки мира. Новым этапом технического

прогресса стали карманные компьютеры, реализовавшие возможность

сопряжения с обычными, настольными, компьютерами. Электронная

форма данных изменяет характер деятельности человека во всех областях

жизни: динамичная работа в электронном офисе с "летучим

предметом труда" - информацией принципиально отличается от монотонной

и медленной работы с бумажными документами, позволяет

проявить, развить и использовать творческую составляющую труда.

Развитие возможностей информатизации создает материальную

базу для новых преобразований производственных отногиений, определяя

переход от традиционных способов производства к гуманным

и экологически чистым -автоматизированным и автоматическим

{безлюдным).

3.1.1. Информационные модели

электронного офиса

Одно из определений термина офис, приведенное в Американском

словаре английского языка Н. Уэбстера, означает "место, где

совершаются служба или деловые операции". Офис является рабочим

местом людей, облеченных доверием и властью. Рассматривая офис

не только как единицу территориального размещения сотрудников,

но и учитывая специфику офисной деятельности, офис можно опре

Информационные системы делового администрирования

делить как управляющую систему, которая в отличие от производственной

системы занимается не непосредственно производством, а его

рациональным управлением на основе сбора, анализа и обработки

информации и создания предпосылок для принятия рационального

управленческого решения.

Эффективность управления, определяющая в целом результативность

бизнеса, достигается с помощью многих средств, в том числе и

вследствие качественных решений и эффективной обратной связи

при их выполнении. Но базой качественных решений является качественная

информация. Однако такой информации не было и, пожалуй,

нет даже во многих современных предприятиях.

Напомним, что успешная попытка понять причины дефектов в

производстве была предпринята в японских "кружках качества", которые

пытались связать причины потери качества с обработкой результатов

измерений параметров заготовок. Но рабочие (или специалисты)

могут анализировать качество изделий, если проведены и систематизированы

замеры необходимых параметров изделий на разных

стадиях производства.

Сконцентрированная информация из цехов должна попадать в

офис в количествах и формах, необходимых и достаточных для принятия

управленческих решений. Однако исследователи этих проблем

отмечают: "В то время, как рабочий переходил от стадии ручного

производства к машинной, а затем к конвейерной, конторский служащий

перешел от чернильного пера к шариковой ручке". Поэтому

главным условием повышения эффективности управления является

автоматизация рабочих мест сотрудников офиса в целях более качественного

обеспечения их информацией. В то же время для достижения

более высокой производительности управления вследствие

повышения скорости обработки информации (при значительном увеличении

ее количества) необходимо развивать фондовооруженность

офиса - рабочих мест аппарата управления предприятия, объединения,

правительственного органа управления.

Чтобы понять границы и направления автоматизированной обработки

информации в офисе, а также выяснить, почему речь не может

идти об автоматизации работы офиса, рассмотрим модели его функционирования.

Теоретически определяются три различные модели офиса: информационная,

коммуникационная и системная.