188 Глава 3

архива, и в последующем предприятию не нужна. Это, например,

относится к универсальным "книжным" сканерам, скоростным промышленным

сканерам, комплексам высококачественного сканирования,

которые могут использоваться для сокращения сроков подготовки

архива. Важно также, что организация получает готовый электронный

архив без передачи документов, а это имеет особое значение

при наличии в массивах документов ограниченного доступа.

Процесс текущего ввода документов (рис. 3.17) предназначается

для расширения электронного архива в повседневной работе. Правильная

организация работы с документами при расширении созданного

электронного архива осуществляется обученными сотрудниками

предприятия.

Документы

(входящие, исходящие,

внутренние)

.JP^

3F

1>.^^^ Документы

Повторение

назначению

при низком

качестве

В хранилище

Распознавание

м> данных

и верификация

5Z

>

>

В архивную

Индексация документов

базу данных

Рис. 3.17. Структура процесса текущего ввода документов

При использовании специализированных программ формирования

электронных архивов (например, Saperion) в процессе распознавания

индексируемых документов возможны автоматическое разне

Информационные системы делового администрирования

сение информации по индексным полям, разделение ввода индексной

информации по операторам, когда каждый из них будет вносить

только какую-то часть информации, а также использование системных

переменных, которые будут автоматически заносить информацию

в индексные поля (дата ввода документа, идентификатор оператора

и т.д.).

Хранилище данных электронного архива может быть организовано

на основе оптимальной комбинации технологий хранения, базирующихся

на применении RAID (Redundant Array of Independent Disks дисковые

массивы), ленточных накопителей, использовании различных

(в зависимости от потребностей) компакт-дисков (CD, DVD, МО).

Мировой рынок систем управления документами увеличивается в

среднем на 20 - 30% в год и составляет десятки миллиардов долларов,

поскольку 80% всей информации продолжает храниться на бумажных

носителях. Традиционный архив занимает много места, необходимого

для картотек, папок, светокопировальных устройств и

тому подобных атрибутов. Кроме того, требуются значительные трудозатраты

для сортировки, регистрации и поиска документов, а также

для возврата их в архив. К сожалению, далеко не все организации и

предприятия могут похвастаться безупречно налаженной работой с

документами. При отсутствии должной регламентации нередки случаи

задержек в получении необходимых сведений из-за того, что документ

нужно сначала найти. В худшем случае сотрудник может даже

не получить необходимую информацию, потому что нужную папку

взял кто-то другой или документ был положен не на свое место

после последнего возвращения. В таких ситуациях особенно проявляются

достоинства электронного архива:

• компактность;

• высокая скорость доступа к архивной информации (документ

загружается на экран монитора в течение нескольких секунд);

• эффективная маршрутизация документов;

• архивация для всех потребителей и приложений в одной среде;

• возможность параллельной работы с документом нескольких

пользователей;

• способность системы отслеживать все изменения, внесенные в

документ, и хранить полную историю редакторских правок.

Никто не оспаривает безусловного права на существование традиционных

архивов. Однако чрезвычайно высокая скорость развития