180 Глава 3

6. Поиск как по атрибутам документа (полям карточки), так и по

тексту (содержанию).

7. Маршрутизация документов для выполнения контроля исполнения

документов и поручений, а также поддержка работы с электронными

документами различных форматов. Для обеспечения системы

разграничения доступа к документам нужно реализовать управление

группами пользователей, ролями и т.д.

%. Интеграция с электронной почтой предполагает возможность

сохранения в архиве почтовых сообщений и прикрепленных файлов,

отправку документов по почте. Адекватная замена бумажного документооборота

возможна только при наличии средств работы со сканированными

изображениями документов.

Создание и

Ведение карточки Выписка-возврат

редактирование

документа документов

документов

V

Версионность и

История работы

управление

с документами

версиями

р"

Поиск Интеграция

Маршрутизация

по атрибутам и с электронной

документов

тексту документа почтой

р^ р" р^

Рис. 3.12. Перечень требований к функциональности системы

Наиболее развитое современное программное обеспечение для

систем документооборота позволяет создать Web-представительства

организаций, не прибегая к существенным дополнительным трудоза

181

Информационные системы делового администрирования

тратам. Это делается не только для того, чтобы клиенты получили

комплексное решение, но главным образом для предоставления возможности

создания систем корпоративного взаимодействия на базе

электронного документооборота с использованием Интернета и Интранета.

Внедрение развитой системы управления электронными документами

позволит обеспечить сопровождение целого ряда основных

бизнес-процессов в современной организации (рис. 3.13).

Регистрация Контроль

Согласование Планирование

документов исполнения

Система управления электронными документами

1 Реквизиты 1 1 Внешние 1 Справочники Контроль 1

Новости 1

1 организации 11 контакты 1 и шаблоны договоров 1

Рис. 3.13. Обеспечение бизнес-процессов организации

Развитие СУЭД за счет включения в работу дополнительных модулей

позволит расширить ее возможности, обеспечивая следующие

процессы:

• учет и хранение договоров;

• обработку заявок сотрудников;

• подготовку совещаний;

• формирование сводных планов и отчетов;

• планирование мероприятий;

182 Глава 3

• идентификацию и аутентификацию пользователей;

• поддержку электронной цифровой подписи.

В аспекте централизации информации система управления электронными

документами может содержать несколько баз данных, объединяющих

используемые сведения:

• нормативные и юридические документы;

• сканированные оригиналы документов (электронные образы);

• приказы, распоряжения, поручения;

• внутреннюю корреспонденцию и отчеты;

• переписку с клиентами и поставщиками;

• информацию от подразделений.

Архитектура СУЭД включает в себя четыре блока (рис. 3.14).

Общесистемные Функциональные

сервисы ^ подсистемы

Шаблоны Общесистемные Канцелярия

словари

Регистратор Справочник Документы

организации

Согласование Внешние контакты

Словари

Поручения

Коммутатор

Внешние

адресаты

Контроль

договоров

Инженерное

обеспечение

Электронный архив

Образы бумажных документов Новости

Электронные документы

Конференция

Рис. 3.14. Архитектура СУЭД

Блок общесистемных словарей должен содержать основные

справочные сведения, которые используются сотрудниками организации.

Общесистемные сервисы предназначены для хранения форм

документов, а также обеспечения маршрутизации документов при

Информационные системы делового администрирования

осуществлении документообмена. Функциональные подсистемы

поддерживают основные процессы, протекающие в организации.

Электронный архив позволяет сохранять документы для возможности

ретроспективного обращения к ним.

В настоящее время рынок информационных технологий предлагает

достаточно длинный ряд систем управления электронными документами.

Некоторые из них приведены в табл. 3.1.

Таблица 3.1

Система Разработчик Платформа

LanDocs Ланит Microsoft

Дело-Предприятие Электронные офисные системы Microsoft

DocVision Digital Design Microsoft

OPTIMA-WorkFlow Оптима Lotus Notes

Босс-Референт АйТи Lotus Notes

CompanyMedia Интертраст Lotus Notes