172 Глава 3

печению документационного обеспечения управления предприятия или

организации, систематизация архивного хранения документов, обеспечение

движения, поиска, хранения и использования документов".

Цокументационное обеспечение управления охватывает вопросы

документирования и организации работы с документами в процессе

управления. Документирование представляет собой создание документов,

т.е. их составление, оформление и изготовление. К организации

работы с документами относят технологии обработки документов,

согласование, регистрацию и контроль их исполнения.

Разделяют три основные формы организации работы с документами:

централизованную, децентрализованную и смешанную.

К централизованной форме относится обработка всей документации,

подлежащей централизованной регистрации. За обеспечение

централизованного документооборота отвечает, как правило, специальное

подразделение, а все структурные единицы работают по единым

утвержденным правилам. Эта форма требует комплексной автоматизации

всех документальных операций.

При децентрализованной форме правила и методики, сформулированные

в центральном аппарате, в самостоятельных структурных

единицах могут быть изменены в соответствии с характером деятельности

или сложившимися традициями.

Смешанная форма работы с документами используется в крупных

учреждениях и организациях со сложной структурой. Как правило,

такая форма проведения документальных операций используется

при больших объемах документооборота.

Выделяют три основных потока документов (рис. 3.7):

• входящие документы, поступившие от внешних адресатов и

обрабатываемые структурными подразделениями организации;

• исходящие документы, выпускаемые структурными подразделениями

для отправки во внешние организации;

• внутренние документы, издаваемые руководителем или структурными

подразделениями для рассылки внутри службы (например,

приказы, инструкции, справки).

Каждый документ включает в себя два компонента:

• информационный (текст, отражающий основное содержание) пользователями

документа являются руководители и исполнители,

непосредственно ведущие работу с документом;

• технологический (отметки о прохождении документа) - пользователями

документа являются делопроизводители и секретари.

Информационные системы делового администрирования

Основные потоки документов

Входящие Внутренние Исходящие

Документ

Делопроизводители

Руководители

Технологический

Информационный

компонент

компонент

(отметки о прохождении

(текст)

документа)

Исполнители Секретари

Рис. 3.7. Основные потоки и пользователи документов

Процесс обработки документальной информации содержит ряд

этапов (рис. 3.8). Входящий документ попадает на регистрацию, которая

осуществляется в управлении делами делопроизводителями

или, в упрощенном варианте, секретарями. Далее документ рассматривается

руководителями, которые определяют исполнителей данного

документа. Если документ "рождается" в самой организации, то,

как правило, именно этот этап является для документа исходным,

поскольку руководитель своим распоряжением инициирует создание

документа.

Далее образуется внутренний контур прохождения документа, в

рамках которого циркулируют внутренние документы (исполнение,

согласование, утверждение, регистрация внутренних документов).

Именно внутренний контур прохождения документов порождает

версионность документа, когда на различных этапах его движения

создаются новые варианты (версии). Особенно это характерно для

этапа согласования, когда вариант документа вызывает появление

замечаний, требующих доработки.