Глава 26. Совещание как форма управленческого труда руководителя

Перспективные еженедельные совещания обычно проводятся в понедель­ник и также в начале дня. Отчетные совещания полезнее проводить в конце рабочей недели, месяца и т. д. В этих случаях наиболее эффективна вторая половина дня. Хотя следует учитывать, что на выбор времени проведения со­вещания существенное влияние оказывают и особенности организационной и профессиональной деятельности.

Расположение участников. Существует множество описаний того, как людям следует рассаживаться на совещании и как это влияет на поведение и взаимоотношения внутри группы. В этом вопросе не все однозначно, но можно признать следующее: а) если участники сидят через стол лицом друг к другу, это стимулирует оппозицию, конфликты и несогласие, хотя, конеч­но же, не превращает союзников во врагов; б) как правило, близость к пред­седателю свидетельствует о его уважении и благосклонности. Это хорошо заметно, когда тот сидит во главе длинного узкого стола. Чем больше рассто­яние от председателя, тем ниже ранг, — подобно тому, как в средневековых трапезных незнатных гостей сажали на «нижнем» конце стола. Председа­телю следует понимать, кого посадить напротив себя на «оппозиционные» места, а кого рядом, на «дружелюбные» места. Вступить в конфронтацию или в жаркий спор с соседом труднее.

Проведение совещания

Подобно тому как водитель автомобиля выполняет две функции — ехать в нужном направлении и управлять машиной, так и обязанности председа­теля состоят из двух связанных между собой задач: работать с предметом обсуждения и работать с людьми.

Работа с предметом обсуждения. Суть этой задачи — соблюдать струк­туру дискуссии, что требует от председателя умения внимательно слушать и удерживать дискуссию в заданном русле. Прежде чем начать обсуждение вопроса, председателю полезно отметить, что именно ожидается от собрав­шихся к концу обсуждения. Если высока вероятность того, что обсуждение будет длительным или трудным, председатель может предложить порядок дискуссии. При этом необходимо внимательно следить за ходом обсужде­ния, чтобы участники слишком не забегали вперед (например, когда кто-либо начинает предлагать программу действий до того, как совещание при­шло к согласию по поводу причины проблемы) и не возвращались к уже обсужденным пунктам, повторяя сказанное. Также следует оперативно выводить дискуссию из бесплодных или не относящихся к делу областей (например, обсуждения сильных и слабых сторон уже принятых в прошлом решений, менять которые слишком поздно).

Иногда на совещании нужно рассмотреть проект документа. Если в нем есть недочеты, то присутствующие должны прийти к общему мнению, в чем состоят эти недоработки. При необходимости председателю следует пору­чить кому-то составить новый вариант документа после совещания. Нико­гда не стоит заниматься этим непосредственно за столом заседаний.

283

Раздел VIII. Формы и технологии управленческой деятельности руководителя

Наверное, одна из наиболее типичных ошибок председателей — это неумение вовремя прекратить обсуждение. Иногда председатели не по­нимают, что собравшиеся уже пришли к согласию, и позволяют дискуссии длиться еще какое-то время, что уже ни к чему не ведет. Еще чаще председа­тели завершают обсуждение прежде, чем достигнуто такое согласие. Чтобы избежать таких ошибок, полезно соблюдать следующие правила. Так, дис­куссия должна быть закрыта, если становится ясно следующее:

• чтобы продвинуться дальше, требуется больше фактов;

• обсуждение показало, что нужно выслушать точки зрения людей, не присутствующих на совещании;

• собравшимся участникам необходимо время, чтобы обдумать проблему и, возможно, обсудить ее с коллегами;

• обстоятельства меняются и в скором времени могут прояснить ситуа­цию или повлиять на основу принятого решения;

• на этом совещании вряд ли хватит времени, чтобы надлежащим обра­зом разобраться в затронутой теме;

• выяснилось, что два-три человека вполне могут решить этот вопрос за рамками совещания, не отнимая времени у остальных.

В конце обсуждения каждого пункта повестки председателю необходи­мо коротко и четко подвести итог достигнутым договоренностям. Цель тако­го действия — помочь людям осознать, к чему они пришли, какого достигли результата. Результат необходимо формулировать в положительных терми­нах. Если от одного из участников ожидается какое-либо действие, следует попросить, чтобы он подтвердил свое согласие выполнить поручение.

Работа с людьми. Работа с людьми в процессе совещания является мно­гоплановой и включает в себя

Работу с опаздывающими. Есть хороший способ добиться, чтобы сове­щание начиналось вовремя, — это вовремя его открыть. Следует проявлять уважение к тем, кто пунктуален и пришел к назначенному времени. Опоздав­шие, обнаружив, что совещание началось без них, быстро усвоят этот урок. В ином случае обязательные и пунктуальные участники, освоив, что сове­щание никогда не начинается в назначенное время, тоже будут опаздывать.

Контроль словоохотливых. Почти на каждом совещании может найтись человек, которому требуется много времени, чтобы сказать очень мало. На­целенный на оперативность председатель должен намекнуть ему на необхо­димость быть лаконичным. Если видно, что человек собирается выступать долго, можно предложить ему представить свои соображения в письменном виде. Если же надо остановить его в самый разгар речи, то существует один эффективный прием — выбрать какую-нибудь произнесенную им фразу (неважно, какую именно) и на ней прервать его, передав слово другому, на­пример: «Может быть неэффективно — это интересно. Александр, а вы со­гласны с тем, что это может быть неэффективно?»

Стимулирование на разговор молчунов. На правильно проводимом со­вещании, как показывает простая арифметика, большинство людей будут молчать большую часть времени. Молчание может указывать как на согласие

284